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Questo articolo descrive il workflow di un trattamento, dalla sua redazione alla sua validazione.
Indice
Attori
Quando si crea o si attiva un’attività di trattamento, è necessario designare:
-
uno o più redattori,
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uno o più validatori.
Ogni tipo di attore svolgerà un ruolo specifico nel workflow del trattamento.
È possibile designare la stessa persona sia come redattore sia come validatore.
In tal caso, la persona disporrà dei diritti di redattore quando il trattamento sarà nello stato In fase di redazione, e dei diritti di validatore in tutti gli altri stati.
Per ulteriori informazioni sulla creazione o l’attivazione di un’attività di trattamento e sulla designazione di redattori/validatori, consultare la sezione Creare un trattamento conforme all’articolo 30.
Autorizzazioni
Le seguenti autorizzazioni sono necessarie per svolgere i ruoli di redattore o di validatore..
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Attore |
Autorizzazioni necessarie |
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Redattore |
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Validatore |
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Workflow
Ogni attività di trattamento deve attraversare diverse fasi, o stati, per poter essere convalidata.
Questa sezione descrive:
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l’insieme degli stati di un trattamento,
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le azioni che ciascun tipo di attore può eseguire in ogni stato.
In fase di redazione
Quando viene creata o attivata un’attività di trattamento, il suo stato è In fase di redazione.
In questa fase, solo un redattore può modificarla.
Una volta completate le modifiche, il redattore clicca sul pulsante Invia per la convalida: lo stato passa quindi a In fase di convalida.
In fase di convalida
In questo stato, solo un validatore può modificare l’attività di trattamento. Ha due opzioni:
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Ritiene che il redattore debba apportare modifiche. Clicca quindi sul pulsante Rifiuta, lo stato torna a In fase di redazione e il redattore può effettuare le modifiche necessarie.
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Ritiene che l’attività di trattamento sia soddisfacente. Clicca quindi su Convalida e lo stato diventa Convalidato.
Convalidato
Quando lo stato è Convalidato, né il redattore né il validatore possono modificare l’attività di trattamento.
Tuttavia, se intervengono modifiche nelle modalità di trattamento o se vi sono evoluzioni normative, diventa necessaria una revisione.
Una richiesta di revisione può essere avviata da un validatore o da un redattore, cliccando sul pulsante Revisiona. Lo stato passa quindi a In fase di revisione.
In fase di revisione
In questo stato, il procedimento varia a seconda dell’attore coinvolto:
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Redattore: può apportare le modifiche necessarie e cliccare su Invia in attesa di convalida. Lo stato passa quindi a Revisione in attesa di convalida.
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Validatore: può apportare le modifiche necessarie e cliccare su Convalida la revisione. Lo stato torna quindi a Convalidato.
Revisione in attesa di convalida
A questo punto, solo un validatore può modificare l’attività di trattamento. Una volta apportate le modifiche, ha due opzioni:
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Ritiene che l’attività di trattamento sia soddisfacente: clicca su Convalida la revisione e lo stato diventa Convalidato.
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Desidera che un altro attore effettui nuovamente la revisione dell’attività: clicca su Rifiuta e lo stato torna a In fase di revisione. Un validatore o un redattore può quindi apportare le modifiche.
Archiviato
Solo i validatori possono archiviare un’attività di trattamento.
Il pulsante Archivia è disponibile nei seguenti stati:
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Convalidato
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In fase di revisione
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Revisione in attesa di convalida
Quando un’attività di trattamento è archiviata, può essere consultata in sola lettura dai redattori o dai validatori.
Non può essere ripristinata dall’archivio.
Informazioni sugli stati
Consultare lo stato
È possibile consultare lo stato attuale del trattamento:
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nella pagina Trattamento
- nella parte superiore della pagina Trattamento
Modifica dello stato
In un’attività di trattamento, cliccando su uno dei pulsanti verdi situati in alto a destra della pagina si modifica il suo stato.
I pulsanti disponibili dipendono dal ruolo dell’utente (redattore o validatore) e dallo stato attuale.
Notifiche di modifica dello stato
Ogni volta che un’attività di trattamento cambia stato, gli attori autorizzati a modificarla ricevono un’e-mail e una notifica nel Privacy Cockpit.
L’attore che ha effettuato il cambiamento di stato non riceve alcuna notifica.
Ad esempio, se un redattore invia un’attività di trattamento per la convalida, non riceve né e-mail né notifica. Solo i validatori ne vengono informati.