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Cet article décrit le workflow d’un traitement, de sa rédaction à sa validation.
Table des matières
Acteurs
Lors de la création ou de l’activation d’une activité de traitement, vous devez désigner :
-
un ou plusieurs rédacteurs,
-
un ou plusieurs valideurs.
Chaque type d’acteur jouera un rôle spécifique dans le flux de travail de traitement.
Vous pouvez désigner la même personne en tant que rédacteur et valideur.
Dans ce cas, la personne disposera des droits de rédacteur lorsque le traitement sera en statut En cours de rédaction, et des droits de valideur dans tous les autres statuts.
Pour en savoir plus sur la création ou l’activation d’une activité de traitement et la désignation des rédacteurs/valideurs, consultez la section Créer un traitement conforme à l’article 30.
Autorisations
Les autorisations suivantes sont requises pour exercer les rôles de rédacteur ou de validateur.
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Acteur |
Permissions nécessaires |
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Rédacteur |
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validateur |
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Workflow
Chaque activité de traitement doit passer par plusieurs étapes, ou statuts, pour pouvoir être validée.
Cette section décrit :
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l’ensemble des statuts d’un traitement,
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les actions que chaque type d’acteur peut effectuer à chaque statut.
En cours de rédaction
Lorsqu’une activité de traitement est créée ou activée, son statut est En cours de rédaction.
À ce stade, seul un rédacteur peut la modifier.
Une fois les modifications terminées, le rédacteur clique sur le bouton Soumettre à validation : le statut passe alors à En cours de validation.
En cours de validation
Dans ce statut, seul un validateur peut modifier l’activité de traitement. Il a deux options :
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Il estime que le rédacteur doit effectuer des modifications. Il clique alors sur le bouton Rejeter, le statut repasse à En cours de rédaction, et le rédacteur peut apporter les modifications nécessaires.
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Il estime que l’activité de traitement est satisfaisante. Il clique alors sur Valider, et le statut devient Validé.
Validé
Lorsque le statut est Validé, ni le rédacteur ni le validateur ne peuvent modifier l’activité de traitement.
Cependant, si des modifications interviennent dans les modalités de traitement ou si la réglementation évolue, une révision devient nécessaire.
Une demande de révision peut être initiée par un validateur ou un rédacteur, en cliquant sur le bouton Réviser. Le statut passe alors à En cours de révision.
En cours de révision
Dans ce statut, le déroulement dépend de l’acteur impliqué :
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Rédacteur : il peut effectuer les modifications nécessaires et cliquer sur Soumettre en attente de validation. Le statut passe alors à Révision en attente de validation.
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Validateur : il peut effectuer les modifications nécessaires et cliquer sur Valider la révision. Le statut repasse alors à Validé.
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Révision en attente de validation
À ce stade, seul un validateur peut modifier l’activité de traitement. Une fois les modifications effectuées, deux options s’offrent à lui :
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Il estime que l’activité de traitement est satisfaisante : il clique sur Valider la révision, et le statut devient Validé.
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Il souhaite qu’un autre acteur révise à nouveau l’activité : il clique sur Rejeter, et le statut repasse à En cours de révision. Un valideur ou un rédacteur peut alors effectuer les modifications.
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Archivé
Seuls les validateurs peuvent archiver une activité de traitement.
Le bouton Archiver est disponible dans les statuts suivants :
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Validé
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En cours de révision
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Révision en attente de validation
Lorsqu’une activité de traitement est archivée, elle peut être consultée en lecture seule par les rédacteurs ou les validateurs.
Elle ne peut pas être désarchivée.
À propos des statuts
Consulter le statut
Vous pouvez consulter le statut actuel du traitement :
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sur la page Traitement
- en haut de la page de traitement
Changement de statuts
Dans une activité de traitement, cliquer sur l’un des boutons verts situés en haut à droite de la page modifie son statut.
Les boutons disponibles dépendent du rôle de l’utilisateur (rédacteur ou valideur) et du statut actuel.
Notifications de changement de statut
Chaque fois qu’une activité de traitement change de statut, les acteurs habilités à la modifier reçoivent un e-mail et une notification dans le Privacy Cockpit.
L’acteur ayant déclenché le changement de statut ne reçoit pas de notification.
Par exemple, si un rédacteur soumet une activité de traitement à validation, il ne reçoit ni e-mail ni notification. Seuls les validateurs en sont informés.