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Dieser Artikel beschreibt den Workflow einer Verarbeitung – von der Erstellung bis zur Validierung.
Inhaltsverzeichnis
Akteure
Bei der Erstellung oder Aktivierung einer Verarbeitungstätigkeit müssen Sie Folgendes festlegen:
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einen oder mehrere Verfasser,
-
einen oder mehrere Validierer.
Jeder Akteurstyp spielt eine spezifische Rolle im Verarbeitungs-Workflow.
Sie können dieselbe Person sowohl als Verfasser als auch als Validierer benennen.
In diesem Fall verfügt die Person über Verfasserrechte, wenn sich die Verarbeitung im Status In Bearbeitung befindet,
und über Validiererrechte in allen anderen Status.
Weitere Informationen zur Erstellung oder Aktivierung einer Verarbeitungstätigkeit sowie zur Benennung von Verfassern/Validierern finden Sie im Abschnitt „Erstellung einer Verarbeitung gemäß Artikel 30“.
Berechtigungen
Folgende Berechtigungen sind erforderlich, um die Rollen des Verfassers oder Validierers auszuüben.
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Akteur |
Erforderliche Berechtigungen |
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Verfasser |
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Validierer |
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Workflow
Jede Verarbeitungstätigkeit muss mehrere Phasen bzw. Status durchlaufen, um validiert werden zu können.
Dieser Abschnitt beschreibt:
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alle Status einer Verarbeitung,
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die Aktionen, die jeder Akteurstyp in den jeweiligen Status ausführen kann.
In Bearbeitung
Wenn eine Verarbeitungstätigkeit erstellt oder aktiviert wird, erhält sie den Status In Bearbeitung.
In diesem Status kann nur ein Verfasser die Verarbeitung bearbeiten.
Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, klickt der Verfasser auf die Schaltfläche Zur Validierung einreichen:
Der Status wechselt dann zu Wird validiert.
Wird validiert
In diesem Status kann nur ein Validierer die Verarbeitung bearbeiten. Er hat zwei Optionen:
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Er ist der Ansicht, dass der Verfasser Änderungen vornehmen muss. In diesem Fall klickt er auf Ablehnen, der Status wechselt zurück zu In Bearbeitung, und der Verfasser kann die Verarbeitung überarbeiten.
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Er ist der Ansicht, dass die Verarbeitung korrekt ist. Dann klickt er auf Validieren, und der Status wird auf Validiert gesetzt.
Validiert
Wenn der Status Validiert lautet, können weder der Verfasser noch der Validierer die Verarbeitung bearbeiten.
Wenn sich jedoch die Verarbeitungsmodalitäten ändern oder neue gesetzliche Anforderungen bestehen, ist eine Überarbeitung erforderlich.
Eine Überarbeitung kann sowohl von einem Validierer als auch von einem Verfasser durch Klicken auf die Schaltfläche Überarbeiten angestoßen werden. Der Status wird dann auf Wird überarbeitet gesetzt.
Wird überarbeitet
In diesem Status hängt der Ablauf vom beteiligten Akteur ab:
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Verfasser: Er kann die notwendigen Änderungen vornehmen und auf Zur Validierung einreichen klicken. Der Status wird auf Überarbeitung wartet auf Validierung gesetzt.
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Validierer: Er kann die Änderungen vornehmen und auf Überarbeitung validieren klicken. Der Status wird dann auf Validiert gesetzt.
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Überarbeitung wartet auf Validierung
In diesem Status kann nur ein Validierer die Verarbeitung bearbeiten. Nach Abschluss der Änderungen hat er zwei Optionen:
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Er hält die Verarbeitung für korrekt: Er klickt auf Überarbeitung validieren, und der Status wird auf Validiert gesetzt.
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Er möchte, dass ein anderer Akteur die Verarbeitung erneut überprüft: Er klickt auf Ablehnen, und der Status wechselt zurück zu Wird überarbeitet. Dann kann ein Verfasser oder Validierer die Verarbeitung bearbeiten.
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Archiviert
Nur Validierer können eine Verarbeitung archivieren.
Die Schaltfläche Archivieren ist in folgenden Status verfügbar:
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Validiert
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Wird überarbeitet
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Überarbeitung wartet auf Validierung
Wenn eine Verarbeitungstätigkeit archiviert ist, kann sie von Verfassern oder Validierern nur im Lesemodus eingesehen werden.
Eine Wiederherstellung (De-Archivierung) ist nicht möglich.
Über die Status
Status einsehen
Sie können den aktuellen Status der Verarbeitung einsehen:
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auf der Seite Verarbeitung
- oben auf der Verarbeitungsseite
Statuswechsel
In einer Verarbeitungstätigkeit ändert sich der Status, wenn Sie auf eine der grünen Schaltflächen oben rechts auf der Seite klicken.
Welche Schaltflächen verfügbar sind, hängt von der Rolle des Nutzers (Bestatigen oder Ablehnen) und dem aktuellen Status ab.
Benachrichtigungen bei Statuswechsel
Jedes Mal, wenn eine Verarbeitungstätigkeit den Status ändert, erhalten die Akteure, die zur Bearbeitung berechtigt sind, eine E-Mail und eine Benachrichtigung im Privacy Cockpit.
Der Akteur, der den Statuswechsel ausgelöst hat, erhält keine Benachrichtigung.
Beispielsweise: Wenn ein Verfasser eine Verarbeitung zur Validierung einreicht, erhält er selbst keine E-Mail und keine Benachrichtigung.
Nur die Validierer werden benachrichtigt.