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Cet article décrit les différentes facettes de la duplication d’un traitement, et explique de manière pratique comment effectuer la duplication.
Indépendance de l’original et de la copie
Lorsque vous dupliquez un traitement, la copie n’est plus liée à l’original. Autrement dit, une fois dupliquée, si vous modifiez l’original, la copie n’est pas modifiée. De la même façon, si vous modifiez la copie, l’original n’est pas modifié.
Duplication vers cibles multiples
Avec la fonction de duplication, vous avez la possibilité, en une seule étape, de dupliquer un traitement vers :
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un ou plusieurs domaines dans la même entité
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un ou plusieurs domaines dans une entité différente, ou dans plusieurs entités.
Informations non-dupliquées
Lorsque vous dupliquez un traitement, en fonction de l’entité cible, certaines informations ne sont pas dupliquées. Au minimum, il vous faudra rajouter un Rédacteur et un Validateur dans la ou les copies, ces informations n'étant jamais dupliquées. D’autre part, si la duplication d’un traitement conforme à l’Article 30 est faite vers une autre entité, la copie du traitement ne sera pas conforme du fait des informations manquantes. Il faudra donc saisir ces informations manuellement dans chaque copie. Le tableau ci-dessous présente les informations non-dupliquées selon l’entité cible.
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Entité cible |
Informations non-dupliquées |
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Même entité, domaine différent |
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Entité différente : Les référentiels & documents de l’entité source sont partagés avec l’entité cible |
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Entité différente : Les référentiels & documents de l’entité source ne sont pas partagés avec l’entité cible |
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Si le partage de documents avec l’entité cible est activé, mais que ce partage a été désactivé pour certains documents spécifiques, alors les documents partagés se retrouveront bien dans la copie du traitement, mais pas les documents pour lesquels le partage a été désactivé. Pour en savoir plus sur le partage de documents & référentiels, consulter l’article Le partage de documents et de référentiels.
Duplication et statut
Un traitement peut être dupliqué à n’importe quel moment, peu importe :
-
son pourcentage d’avancement,
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son statut : En cours de rédaction, En cours de validation, En cours de revue, ou Validé.
Lorsqu'un traitement est dupliqué, la copie a toujours le statut En cours de rédaction, peu importe le statut de l’original.
Comment dupliquer un traitement
Pour dupliquer un traitement :
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Dans la barre latérale, cliquez sur Traitements.
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Recherchez le traitement à dupliquer, puis effectuez l'une des actions suivantes :
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Cliquez sur l’icône “…” et sélectionnez Dupliquer.
OU
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Si le traitement est déjà ouvert, cliquez sur l’icône “…” et sélectionnez Dupliquer
3. La boîte de dialogue Dupliquer le traitement s’ouvre. Vous pouvez renommer le traitement afin d'éviter tout risque de confusion avec l’original.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter une entité.
5. Dans la colonne Entité(s), dans le menu déroulant, choisissez une entité cible.
Si l’entité cible est la même que l’entité courante, vous devez quand même sélectionner cette entité dans le menu.
6. Dans la colonne Domaine(s), cliquez sur le champ Sélectionner un domaine et sélectionnez un ou plusieurs domaines cibles dans le menu déroulant. Cliquez en dehors du menu pour le refermer.
Les traitements des Responsables de traitement (RT) ne peuvent être dupliqués que vers des domaines RT. De même, les traitements des Sous-traitants (ST) ne peuvent être dupliqués que vers des domaines ST.
7. Répétez les étapes 4, 5 et 6 pour chaque entité/domaine cible.
8. Cliquez sur Confirmer. Le traitement est dupliqué vers tous les entités/domaines cibles.
Important : les informations se trouvant dans un traitement ne sont pas toutes dupliquées. Il vous faudra compléter la ou les copies du traitement manuellement.
Pour connaître les informations qui ne sont pas dupliquées, voir le chapitre “Informations non-dupliquées” ci-dessus. Pour des informations plus générales sur comment compléter un traitement, voir Créer un traitement conforme à l'Article 30.
De manière générale, il est fortement recommandé de vérifier toute copie d’un traitement afin de vous assurer que les informations qu’il contient sont bien en adéquation avec le traitement tel qu’il est réalisé par l’entité/domaine cible.