Gestion multi-entités
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      Le partage de documents et de référentiels

      Cet article explique comment une entité mère peut partager ses documents et ses référentiels avec ses filiales.

      Table des matières

      Généralités

      Une entité mère peut partager les éléments suivants avec ses filiales :

      • Documents

      • Référentiel logiciels

      • Référentiel tiers

      • Référentiel sites

      Les référentiels Services, Contacts et Domaines ne sont pas partageables.

      Afin de pouvoir partager les documents et les référentiels d’une entité mère avec ses filiales, vous devez mettre en place une arborescence d'entités avec l’aide de l’article Le module Administration pour distributeurs ou en contactant votre administrateur chez Data Legal Drive.

      Une fois cette arborescence établie, lorsqu'un document, un référentiel ou une fiche de référentiel est ajouté à l’entité mère, il apparaîtra automatiquement dans le module Accountability ou dans le référentiel de vos filiales, qui pourront ainsi les attacher à leurs traitements ou à d’autres éléments.

      Règles de partage

      Afin de mettre en place une arborescence d’entité qui reflète bien votre organisation, il est essentiel de bien comprendre les règles qui régissent le partage des documents et des référentiels.

      Si votre arborescence comporte plus de deux niveaux, le partage descend en cascade à travers tous les niveaux. Par exemple, lorsque vous ajoutez un document ou un référentiel à l'entité de niveau N, il est partagé avec les entités de niveau N-1, N-2, etc.

      Le nombre de niveaux d’arborescence est illimité.

       

      Le partage se fait toujours du haut vers le bas : Si vous ajoutez un document ou un référentiel à une entité de niveau N-1, celui-ci est partagé avec les entités de niveau N-2 qui lui sont rattachés. Il n’est pas partagé avec le niveau N.

      Le partage ne se fait jamais de manière horizontale : Si vous ajoutez un document ou un référentiel à une entité de niveau N-1, il n’est pas partagé avec les autres entités de niveau N-1.

      Voir le schéma ci-dessous.

      Droits d’accès des filiales

      Lorsqu'une entité mère partage un document ou un référentiel, ses filiales y ont accès en lecture seule. Plus précisément :

      Les filiales peuvent :

      • visualiser les documents et les référentiels ;

      • attacher des documents et des fiches de référentiels aux divers éléments (traitements, etc.) ;

      Les filiales ne peuvent pas :

      • remplacer des documents ou des fiches de référentiels ;

      • les modifier ;

      • les supprimer ;

      • changer la catégorie d’un document.

      Lorsqu’une filiale ouvre la page d’un document ou une fiche de référentiel, si le document ou la fiche est partagé depuis une entité mère, le message suivant s’affiche :

      Le partage des documents

      Deux fonctionnalités permettent aux entités mères de maîtriser le partage de leurs documents avec leurs filiales. Ainsi, elles ont la possibilité de :

      • Désactiver le partage des documents

      • Outrepasser la configuration de partage en choisissant les documents à partager / ne pas partager

      Ces fonctionnalités ne s’appliquent pas aux référentiels. Si vous ne souhaitez pas partager vos référentiels avec certaines filiales, il faut laisser ces filiales en dehors de votre arborescence d’entités. Pour en savoir plus, voir Le module Administration pour distributeurs ou contacter votre administrateur chez Data Legal Drive).

      Désactivation du partage des documents

      Lorsque vous mettez en place une arborescence d’entités, le partage des documents est activé par défaut. Si vous souhaitez désactivez ce partage, il faut en faire la demande au support DLD.

      Dans votre demande, indiquer si vous souhaitez que la désactivation s’applique aux documents existants. Si oui, ces documents seront supprimés du module Accountability des filiales.

      Inversement, si le partage a déjà été désactivé et que vous souhaitez le réactiver, indiquez si vous voulez que le partage s’applique aussi aux documents existants.

       

      Si vous désactivez le partage pour les documents existants, et si l'une de vos filiales a attaché un ou plusieurs documents partagés à des traitements ou à d’autres éléments, les liens avec ces documents seront perdus. Si vous réactivez le partage par la suite, ces documents réapparaitront dans le module Accountability de la filiale, mais les liens ne seront pas recréés.

      Toute nouvelle catégorie créée par une entité mère est automatiquement partagé avec ses filiales, même si le partage est désactivé.

      Outrepasser la configuration de partage pour des documents individuels

      Les entités mères ont la possibilité d’outrepasser la configuration de partage pour des documents individuels. Par exemple, si le partage est désactivé, vous avez néanmoins la possibilité de partager les documents de votre choix. Cette fonction peut être intéressante, par exemple pour éviter de partager des documents confidentiels ou sensibles. Elle permet aussi de ne pas partager un document à l’instant où il est ajouté à l’entité mère, mais seulement plus tard.

      Inversement, si le partage est activé, vous pouvez désactiver le partage pour certains documents.

      Afin de pouvoir modifier la configuration de partage pour un document, il faut avoir la permission Modifier la propriété d’héritage pour un document (page Permissions > categorie Accountability). Cette permission est désactivée par défaut.

       

      Pour outrepasser la configuration de partage pour un document :

      1. Dans la barre latérale, cliquez sur Accountability.

      2. Pour rechercher le document, saisissez le nom du document dans le champ Rechercher un document, ou bien cliquez sur la catégorie où il se trouve. Le document s’affiche à droite.

      3. Cliquez sur le document afin d’ouvrir sa fenêtre.

      4. Cliquez sur le bouton Désactiver le partage avec les filiales / Activer le partage avec les filiales (le libellé dépendra de la configuration actuelle du partage).

      Lorsque vous désactivez le partage pour un document, et si ce document était attaché à un traitement ou à un autre élément d'une filiale, le document en sera détaché. Si par la suite vous réactivez le partage de ce document, il réapparaîtra dans le module Accountability de la filiale, mais les anciens liens avec les éléments ne seront pas recréés.

       

      5. Un message s’affiche, vous rappelant que le document est peut-être attaché à un traitement validé ou archivé dans une de vos filiales. Pour confirmer malgré tout votre choix, cliquez sur Désactiver / Activer (le libellé dépendra de la configuration actuelle du partage).

       

      Message lorsque le partage de fichier est activé