Référentiels services et contacts

Pour ajouter un service ou un contact à un traitement, vous devez d’abord l’ajouter au référentiel services ou contacts. Cet article explique comment ajouter ainsi que modifier, remplacer et supprimer un service ou un contact.

Table des matières

Généralités
Comment créer un service
Comment gérer les services
Comment créer un contact
Comment gérer les contacts

Généralités

Les services dans le logiciel RGPD sont l'équivalent des services réels de votre structure. Les contacts sont les employé(e)s de votre structure, qui sont rattaché(e)s à l'un de ces services. En ajoutant des services et des contacts à leurs référentiels respectifs, vous pourrez :

les ajouter facilement à vos traitements
et ainsi assurer la conformité RGPD Article 30 de vos traitements.

Les référentiels services et contacts sont liés entre eux, puisque chaque contact est obligatoirement affecté à un service. Pour cette raison, cet article traite des deux référentiels.

La permission Administrer les contacts et services est nécessaire pour pouvoir effectuer les actions décrites dans cet article.

Comment créer un service

Pour ajouter un service au référentiel :

Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels > Services.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un service.

3. Dans la boîte de dialogue Ajouter un service, complétez les divers champs. Seul le champ Nom est obligatoire.

4. Cliquez sur Sauvegarder. Le service est ajouté au référentiel et apparaît dans la liste des services.

Comment gérer les services

Une fois qu’un service est créé, il peut être modifié, remplacé ou supprimé.

Pour gérer un service :

Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels > Services.
Vous pouvez utiliser le champ Rechercher un service pour retrouver le service.

3. Cliquez sur le service pour ouvrir sa page. Les noms des contacts attachés à ce service sont affichés. Vous pouvez cliquer sur le nom d’un contact pour ouvrir sa page.

4. Cliquez sur Traitement, puis développez les zones En charge du traitement ou Destinataire interne afin de visualiser les traitements auxquels le service est attaché.

Lorsqu'un contact spécifique est en charge d’un traitement, le traitement apparaîtra sur la page du contact, et non sur celle du service (voir Gérer les contacts ci-dessous). Sur la page du service, seuls apparaissent les traitements auxquels le service seul (c’est-à-dire sans contact) est attaché.

5. Vous pouvez aussi effectuer les actions suivantes :

ACTION	COMMENT FAIRE
Modifier les informations du service	Cliquez sur le bouton Modifier, modifiez les informations, puis cliquez sur Sauvegarder.
Remplacer un service	Le service sera remplacé par un autre service dans tous les traitements auxquels il est lié. Le service remplacé n’est pas supprimé du référentiel, et les contacts éventuels ne sont pas supprimés du service. Cliquez sur le bouton Remplacer. Cliquez sur Sélectionner un service. 3. Sélectionnez le nouveau service. 4. Cliquez sur Remplacer.
Supprimer un service	Cliquez sur le bouton "..." puis Supprimer pour supprimer un service du référentiel de manière définitive. Si des contacts sont attachés à ce service, il vous sera d’abord demandé de déplacer les contacts vers un autre service : Dans le menu déroulant, sélectionnez l’autre service. 2. Cliquez sur Déplacez les contacts. Les contacts sont transférés vers l’autre service. 3. Cliquez sur le bouton "..." puis Supprimer pour supprimer le service. Si vous avez l’autorisation d’administrer les services mais que Supprimer est grisé, c’est que le service est attaché à un ou plusieurs traitements. Vous devez le remplacer par un autre service avant de pouvoir le supprimer (voir “Remplacer un service” ci-dessus).

Comment créer un contact

Pour ajouter un contact au référentiel :

Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels > Contacts.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un contact.

3. La boîte de dialogue Ajouter un client s’ouvre. Dans le menu déroulant Service, sélectionnez un service.

4. Complétez les autres champs. Le Prénom et Nom sont obligatoires.

5. Cliquez sur Sauvegarder. Le contact est ajouté au référentiel contacts.

Comment gérer les contacts

Une fois qu’un contact est créé, il peut être modifié, remplacé ou supprimé.

Pour gérer un contact :

Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels > Contacts.
Vous pouvez utiliser le champ Rechercher un contact et/ou le menu déroulant Filtrer par service pour retrouver le contact.

3. Cliquez sur le contact pour ouvrir sa page. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Visualiser les traitements auxquels le contact est attaché en développant les zones En charge du traitement ou Destinataire interne.
Ouvrir la page du service en cliquant sur son nom.

4. Vous pouvez aussi effectuer les actions suivantes :

ACTION	COMMENT FAIRE
Modifier les informations du contact	Cliquez sur le bouton Modifier, modifiez les informations, puis cliquez sur Sauvegarder.
Remplacer un contact	Lorsque vous remplacez un contact, ni le contact remplacé, ni le nouveau contact ne changent de service. Si le nouveau contact est dans un service différent du contact remplacé, le service du nouveau contact remplacera le service de l’ancien contact dans les traitements. Cliquez sur le bouton Remplacer. Cliquez sur Sélectionner un contact. 3. Sélectionnez le nouveau contact. 4. Cliquez sur Remplacer. Le contact est remplacé dans tous les traitements auxquels il était lié.
Supprimer un contact	Cliquez sur le bouton "..." puis Supprimer pour supprimer un contact du référentiel de manière définitive. Si vous avez l’autorisation d’administrer les contacts mais que Supprimer est grisé, c’est que le contact est attaché à un ou plusieurs traitements. Vous devez le remplacer par un autre contact avant de pouvoir le supprimer (voir “Remplacer un contact” ci-dessus).