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      Référentiel sites

      Lorsque vous créez un nouveau site, il est ajouté au référentiel site. Il peut dès lors être lié aux différents traitements réalisés par votre entité.

      Table des matières

      Généralités

      Un site est un établissement impliqué dans le traitement des données personnelles. Il peut s’agir du lieu où les données sont collectées, là où elles sont traitées, le siège de l’entreprise qui traite les données, etc. Ainsi, un site peut être un bureau, un site de production, un point de vente, etc.

      Ajouter un site au référentiel vous permet :

      • d’attacher facilement le site à un ou plusieurs traitements ;

      • de s'assurer que le site a les mesures de sécurité nécessaires au traitement des données ;

      • de centraliser toutes les informations du site en un seul endroit facilement accessible ;

      • de se préparer aux audits éventuels.

      Il vous est possible d’ajouter des sites au référentiel dans les écrans de création d’un traitement. Cependant, il est plus simple et plus efficace de constituer un référentiel sites suffisamment complet avant de commencer à créer vos traitements.

      La permission Administrer les sites est nécessaire pour pouvoir effectuer les actions décrites dans cet article.

       

      Conformité avec l’Article 30

      Le seul champ obligatoire pour ajouter un site au référentiel est son nom. Cependant, pour être conforme à l’Article 30 du RGPD, chaque site lié à un traitement doit avoir AU MOINS 1 MESURE DE SECURITE INTERNE OU EXTERNE.

       

      Comment ajouter un site au référentiel

      Pour ajouter un site il y a deux onglets à compléter :

      • Information

      • Mesures de sécurité

      Pour ajouter un site au référentiel :

      1. Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels > Sites.

      2. Cliquez sur le bouton Ajouter un site.

      3. Dans la boîte de dialogue Ajouter un site, saisissez le nom du site et cliquez sur OK.

      4. Le site est créé dans le référentiel et apparaît dans la liste des sites. Cliquez sur son nom pour l’ouvrir.

      5. Dans l’onglet Information, saisissez l’adresse du site.

      Une fois que le site a été ajouté au référentiel, il n’y a plus de bouton de sauvegarde. Vos saisies sont sauvegardées automatiquement.

       

      6. Pour ajouter le nom et les coordonnées de la ou des personnes en charge du site, cliquez sur le bouton Ajouter une personne, complétez les champs et cliquez sur Ajouter.

      7. Cliquez sur l’onglet Mesures de sécurité.

      8. Cliquez sur un des boutons Ajouter une valeur. Vous pouvez ainsi :

      • Sélectionner une ou plusieurs mesures de sécurité internes ou externes à partir des menus déroulants ;

      • Créer votre propre mesure de sécurité. Pour ce faire, saisissez son nom dans le champ vide ;

      • Changer le nom d’une mesure de sécurité existante en cliquant sur l’icône du “crayon”.

      Il faut choisir au moins 1 mesure de sécurité – interne ou externe – afin que les traitements qui seront éventuellement liés à ce site soient en conformité avec l’Article 30 du RGPD. Vous pouvez choisir plusieurs mesures de sécurité, mais une seule est nécessaire pour être en conformité.

      Comment gérer les sites

      Les sites peuvent être renommés ou supprimés.

      Pour gérer un site :

      1. Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels > Site.

      2. Cliquez sur le nom du site pour l’ouvrir.

      3. Pour renommer le site, cliquez sur le “crayon” et saisissez le nouveau nom.

      4. Pour supprimer le site, cliquez sur l’icône “…” et sélectionnez Supprimer le site.