Personnaliser l'adresse mail d'expédition depuis Privacy Cockpit

Ce document regroupe l'ensemble des étapes à respecter pour permettre la modification du masque de mail utilisé pour les réponses aux demandes d'exercices de droits et pour l'envoi de vos campagnes de questionnaires.

Notre plateforme vous permet de traiter vos demandes d'exercices de droit, et notamment de répondre directement par e-mail à vos demandeurs. Si vous ne paramétrez pas l'adresse e-mail d'expédition, les e-mails seront émis depuis noreply@datalegaldrive.com

Pour vous permettre de personnaliser cette adresse e-mail d'expédition, les étapes suivantes doivent être respectées.

Les paramétrages présentés dans ce guide utilisateur ont pour but d'éviter que les emails émis depuis la plateforme, en utilisant votre nom de domaine, n'atterrissent pas dans les spams de vos destinataires, ou qu'ils ne déclenchent des alertes de sécurité dans votre système de sécurité.

Ces étapes doivent être complétées, afin que notre équipe support autorise le paramétrage du masque d'email sur votre environnement.

Sommaire :

Paramétrage des enregistrements SPF
Paramétrage de la clé DKIM (optionnel)
Activation de la modification par l'équipe support
Personnalisation de l'adresse e-mail d'expédition depuis votre entité

Paramétrage des enregistrements SPF :

Ce paramétrage peut être réalisé par votre équipe IT en toute autonomie.

Un enregistrement SPF définit les domaines et serveurs de messagerie autorisés à envoyer des e-mails avec votre nom de domaine.

Cette étape est indispensable pour que nous vous laissions accéder à la personnalisation de l'adresse e-mail d'expédition.

Vous trouverez ci-dessous les enregistrements SPF à ajouter par votre service informatique dans vos DNS :

Si vous possédez déjà un enregistrement SPF, vous pouvez uniquement ajouter ceci à votre enregistrement existant : « include:com.datalegaldrive.com »
- Exemple : "v=spf1 include:mydomain.com include:com.datalegaldrive.com -all"

Paramétrage de la clé DKIM (optionnel) :

Définition du nom de domaine d'envoi :

Pour réaliser le paramétrage de la clé DKIM pour notre plateforme, nous vous conseillons de définir un nom de domaine spécifique.

L'envoi des mails depuis la plateforme est effectué via l'outil Brevo. La création de nouveaux enregistrements avec votre nom de domaine principal, pourrait créer des conflits si vous disposez déjà d'enregistrements DKIM avec ce nom de domaine.

Par exemple, mon entreprise utilise principalement @domaine.com comme nom de domaine, je vais donc définir un nouveau nom de domaine @rgpd-domaine.com pour les enregistrements liés à la plateforme.

Inscription de ce nom de domaine sur l'outil Brevo :

Une fois le nom de domaine paramétré et transmis, notre équipe DevOps peut procéder à son enregistrement auprès de Brevo.

Cette étape nous permettra d'obtenir les 3 enregistrements DNS, qui vous seront alors transmis.

Configuration des 3 enregistrements DNS :

Il ne vous reste plus qu'à transmettre ces enregistrements à votre équipe IT qui peut désormais les configurer.

Activation de la modification par l'équipe support :

Une fois les paramétrages réalisés, notre équipe support pourra ajouter les noms de domaines autorisés à votre environnement et activer l'option de personnalisation de l'adresse e-mail d'expédition.

Personnalisation de l'adresse e-mail d'expédition depuis votre entité :

Vous pourrez alors, depuis la roue crantée du module "Exercice de droit", sélectionner le nom de domaine que vous souhaitez utiliser et personnaliser l'identifiant.

Vous pouvez vérifier le bon fonctionnement du paramétrage en cliquant sur "Recevoir un e-mail de test".