Mise à jour Septembre 2021

Cette mise à jour se focalise sur deux modules : Analytics et PIA. Les nouvelles fonctionnalités que vous y trouverez représentent la toute première phase d’une évolution plus générale concernant ces deux modules.

Analytics : Nouvelles fonctionnalités

Rapidité d’affichage : de gros gains

Pour vous faire gagner du temps, les tableaux de bord Analytics s’affichent désormais beaucoup plus rapidement qu’avant !

Consolider vos données

Avec l’ancien module Analytics, il n'était possible de générer les données que pour une entité à la fois. Avec cette nouvelle version du logiciel RGPD, vous pouvez déterminer un périmètre de résultats en sélectionnant plusieurs entités. Il suffit de cliquer sur chaque entité à inclure (ou Tout sélectionner), puis cliquer sur le bouton Afficher le rapport pour visualiser les résultats consolidés.

Lorsque vous sélectionnez Analytics dans le menu Pilotage, afin de pouvoir sélectionner plusieurs entités, une fenêtre dédiée s’ouvre.

Suivre vos traitements et vos PIA dans le temps

Le module Analytics vous offre deux ensembles de graphiques.

L’exposition au risque

Il s’agit des graphiques existants, avec quelques nouveaux en plus, par exemple un graphique de répartition des traitements par responsabilité. D’autres graphiques ont été retouchés pour les rendre plus lisibles.

Le suivi de l’activité

Nous travaillons actuellement sur toute une nouvelle série d’outils de suivi. Les deux premiers, disponibles avec cette nouvelle version du logiciel RGPD, concernent les traitements et les PIA. Dans les prochaines versions, le tableau de bord sera étendu à d’autres activités telles que les actions ou les demandes d’exercice de droit.

L’utilisation est simple : sélectionnez une ou plusieurs entités, choisissez une date de début et de fin, et cliquez sur Afficher le rapport.

Vous pouvez alors suivre les tendances quotidiennes de chaque activité.

Fenêtres d’aide

Nous avons ajouté des fenêtres contextuelles d’aide pour certains graphiques. Passez la souris sur le graphique, puis sur l’icône “Info” afin d'obtenir une courte explication.

PIA : Nouvelles fonctionnalités

D’abord le PIA, ensuite le traitement

Le but d’une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD), ou PIA, est d'identifier si le traitement envisagé est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques. En accord avec l’article 35 du RGPD, un PIA doit être effectué avant la mise en place d'un traitement. Afin d'être en cohérence avec cette approche, lors de la création ou l’import d’un PIA dans le logiciel RGPD, il n’est plus obligatoire de sélectionner un traitement.

Remplissage du PIA : faites dans l’ordre de votre choix !

Vous n'êtes plus obligé de compléter ou de valider les rubriques d’un PIA par ordre chronologique. Il vous est maintenant possible de sauter d’une rubrique à une autre, dans l’ordre que vous souhaitez. Des indicateurs vous permettent de suivre le niveau de complétude de chaque rubrique, et une coche verte vous indique les rubriques entièrement complétées.

PDF pour exports et changement de statut

Il est maintenant possible d’exporter un PIA au format PDF. Il n’est d’ailleurs pas nécessaire que le PIA soit terminé pour l’exporter.

De plus, chaque fois que votre PIA change de statut, un PDF est généré automatiquement dans l’Historique du PIA.

Format d’import : plus de flexibilité

• Avant : Pour importer un PIA, un seul nom de fichier était accepté : pia.json. De plus, le fichier devait être contenu dans un .zip.

• Maintenant : Vous pouvez nommer le fichier .json comme vous le souhaitez. D’autre part, le .zip n’est plus obligatoire.

Nouvelles autorisations

Une nouvelle autorisation a été créé, et une autre est le résultat d’une fusion.

Valider un traitement

Avec la toute nouvelle autorisation Valider un traitement, seules les personnes ayant cette autorisation apparaîtront dans les listes déroulantes qui permettent de choisir les validateurs d’un traitement (ces personnes apparaîtront aussi dans les listes qui permettent de choisir les rédacteurs).

D’autre part, dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau traitement, il y a maintenant deux champs séparés : un pour la rédaction et un pour la validation.

Mettre à jour un traitement

Les deux autorisations Sauvegarder un traitement et Modifier le nom d’un traitement ont été fusionnées en une seule, Mettre à jour un traitement, qui comprend les droits des deux anciennes. Les personnes ayant cette autorisation apparaîtront dans les listes qui permettent de choisir les rédacteurs.