Mise à jour Avril 2021

Nouveaux champs de traitement

Dans les traitements RT, de nouveaux champs ont été ajoutés aux rubriques Finalités et Données, et une nouvelle rubrique a été créée : Droits des personnes.

Données

Dans la rubrique Données, sous l’onglet Nature, une nouvelle section intitulée Interconnexions, recours à la technologie, incidences a été créée avec quatre nouvelles questions.

Sur ces 4 nouvelles questions, 3 sont obligatoires pour obtenir un pourcentage de 100% en mode Étendu.

• Nombre approximatif de personnes concernées : c’est le nombre approximatif de personnes dont les données seront traitées par ce traitement.

• Effectuez-vous des interconnexions de fichiers ? Si vous répondez Oui… vous devez aussi répondre aux deux sous-questions associées.

• Le traitement a-t-il une incidence sur les employés ou les mandataires ? Si vous répondez Oui, vous devez indiquer la Date de la consultation IRP et ajouter les 2 documents concernant cette consultation.

Nouvelle rubrique : Droits des personnes

La toute nouvelle rubrique Droits des personnes propose trois onglets destinés à recueillir des informations sur les droits des personnes concernant le traitement en question. Pour chaque réponse, vous pouvez aussi ajouter des informations supplémentaires dans la zone de texte, ainsi que un ou plusieurs documents.

Dans le premier onglet, Demandes d’exercices autorisées, sélectionnez au moins un droit susceptible d'être exercé.

Dans l’onglet Mesures prises, sélectionnez au moins une mesure prise dans le but d'informer les personnes de leurs droits.

Dans l’onglet Voies d’accès, sélectionnez au moins une voie à travers laquelle les personnes peuvent exercer leurs droits.

Finalités

Dans la rubrique Finalités, chaque licéité possède désormais sa zone de texte permettant de saisir une description plus complète. Notez que remplir ces nouvelles zones de texte n’est pas obligatoire en mode Étendu.

Dans la version précédente du logiciel RGPD, seules deux licéités – “Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale” et “Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers” – avaient une zone de texte. Ces zones de texte doivent toujours être remplies afin d’obtenir 100% en mode Étendu.

Un document pour une réponse

Dans les versions précédentes du logiciel RGPD, il était possible d’ajouter un document :

• à un traitement, dans la rubrique Statut et documentation

• à un logiciel, dans l’onglet Lien.

Avec cette nouvelle version, vous pouvez désormais ajouter des documents à des réponses dans un traitement ou dans un logiciel. Ainsi, dans l'exemple ci-dessous, dans la nouvelle rubrique Droits des personnes, un document a été ajouté à la réponse Accès.

Regardons de plus près ce qui se passe lorsque vous ajoutez ou détachez un document d’une réponse.

Ajouter un document à une réponse

Lorsque vous ajoutez un document à une réponse, ce dernier est en même temps automatiquement ajouté :

• à la rubrique Statut et documentation (s’il s’agit d'un traitement) ou dans l’onglet Lien (s’il s’agit d'un logiciel)

• dans Accountability.

Détacher un document d’une réponse

Lorsque vous détachez un document d’une réponse, un pop-up s’ouvre, vous offrant deux choix :

• Détacher de la réponse : Vous allez détacher le document de la réponse uniquement

• Détacher du traitement : Vous allez détacher le document de tout le traitement, c’est-à-dire de toutes les réponses dans le traitement, ainsi que de la rubrique Statut et documentation. Si le document est attaché à d’autres réponses dans le même traitement, le pop-up vous en avertira.

Détacher un document de la rubrique Statut et documentation

Lorsque vous détachez un document à partir de la rubrique Statut et documentation, un pop-up vous avertit si le document est attaché à une ou plusieurs réponses dans le traitement en question.

Flux transfrontaliers : vue mondiale

Dans la page Analytics (dans Pilotage), profitez désormais d'une vue globale des flux transfrontaliers émanant de votre entité avec la carte mondiale des flux.

• Vision “coup d'œil” grâce à un code couleurs

• Vision précise du nombre de flux, pays par pays, en survolant le pays avec la souris

Partage de documents avec les filiales

La fonctionnalité partage de documents a été améliorée afin de permettre une maîtrise plus fine du partage de documents entre une entité mère et ses filiales.

Nouvelles fonctions clés :

• Activer ou désactiver le partage de documents par défaut

• Outrepasser la configuration par défaut pour des documents individuels

• Messages d’avertissement lors de la suppression ou la modification de documents partagés

Configuration du partage par défaut

La configuration du partage par défaut permet à un administrateur d’une entité mère de décider si, lorsqu’un document est ajouté, ce document sera partagé ou non avec ses filiales.

• Par défaut, tous les documents sont partagés

• Pour changer cette configuration et ne plus partager les documents par défaut, contactez le support DLD.

Outrepasser la configuration par défaut

Cette fonction vous permet d’outrepasser la configuration par défaut pour les documents de votre choix. Cette possibilité peut être intéressante par exemple, si vous souhaitez partager la plupart de vos documents avec vos filiales, mais pas tous. Elle permet aussi de ne pas partager un document à l’instant où il est ajouté à l’entité mère, mais seulement plus tard.

Pour outrepasser la configuration par défaut:

1. Dans la page des Autorisations (sous-catégorie Accountability), activer l’autorisation “Modifier la propriété d’héritage pour un document”. Cette autorisation est désactivée par défaut.

2. Allez maintenant dans la page Accountability, et cliquez sur le document dont vous voulez changer le statut de partage. La page Document s’affiche.

3. Cliquez sur le bouton Désactiver le partage avec les filiales / Activer le partage avec les filiales (ce libellé dépendra de la configuration actuelle du partage par défaut).

4. Un message s’affiche, vous rappelant que le document est peut-être lié à un traitement validé ou archivé dans une de vos filiales. Pour confirmer malgré tout votre choix, cliquez sur Désactiver / Activer (ce libellé dépendra de la configuration actuelle du partage par défaut).

Message lorsque le partage de fichier est activé

Amélioration des messages

• Dans une entité-mère, les messages qui s’affichent lors de la suppression ou du remplacement d’un document sont plus explicites et plus complets.

• Lorsqu'un utilisateur dans une filiale clique sur un document ayant été ajouté par une entité-mère, un nouveau message plus explicite explique pourquoi il ne lui est pas possible de supprimer ou de remplacer ce document.

Améliorations

Des champs nouveaux

Logiciel: nouvelle question dans Contenu

Une nouvelle question, “Avez-vous des zones de commentaires libres dans le logiciel”, a été ajoutée à la page Logiciel, dans l’onglet Contenu.

Si vous répondez Oui, vous devrez répondre aux sous-questions et aussi ajouter un document.

Analyse d’impact (PIA)

Des zones de textes ont été ajoutées à la page de l’Analyses d’impact.