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Référentiels au pluriel !
Dans cette nouvelle version nous vous apportons de nombreuses fonctionnalités et améliorations centrées sur les référentiels.
Un menu dédié aux référentiels
Avec le nombre croissant de référentiels, nous avons considéré qu’il était temps de leur accorder leur propre menu, nommé… Référentiels. Qu’est ce qu’on y trouve ?
Deux nouveaux venus
Les référentiels Services & Contacts. Pour plus de détails, voir ci-après.
Deux changements de terminologie
Pour enlever tout risque d'ambiguïté et gagner en précision :
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le référentiel “Etablissement” devient Sites
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le référentiel “Partenaires” s’appelle désormais Tiers
Nouvelles autorisations pour l’administration des référentiels
Les Autorisations ont été enrichies. Dans l’ancienne version du logiciel, s’il vous était possible de lire un référentiel, vous pouviez aussi le modifier. A partir de cette version, quatre nouvelles autorisations permettent aux utilisateurs de créer, de modifier ou de supprimer n’importe quelle fiche d'un référentiel. Les utilisateurs qui n’ont pas ces droits ont un accès en lecture seule, c’est-à-dire qu’ils peuvent visualiser les logiciels, tiers, sites, services et contacts, et les ajouter aux éléments tels que les traitements.
Les référentiels Services et Contacts étant liés, leurs droits d’administration sont gérés par une seule autorisation.
Deux nouveaux référentiels : Services & Contacts
Deux nouveaux référentiels vont vous faciliter la vie lors de la création de vos traitements :
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Les services sont l'équivalent des services réels de votre structure ;
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Les contacts sont tout simplement les employé(e)s de votre structure, qui sont rattaché(e)s à l'un de ces services.
Avec ces deux référentiels, plus besoin de saisir un service ou un contact à chaque fois que vous ajoutez un responsable ou un destinataire interne à un traitement. Il vous suffit de cliquer et de faire une sélection depuis le référentiel !
Pour en savoir plus, continuer votre lecture.
Pour découvrir l’article complet sur ces deux nouveaux référentiels, voir Référentiels services et contacts.
Ajouter des nouveaux services et contacts
Dans cette version, vous pouvez ajouter des services ou des contacts aux référentiels individuellement. L’import en masse sera disponible dans une prochaine version.
Lorsque vous créez un contact, vous devez l’attacher à un service. Vous pouvez ensuite filtrer les contacts par service.
La nouvelle autorisation “Administrer les contacts et services” doit être activée pour avoir le droit d'ajouter, de modifier ou de remplacer un contact ou un service.
Modifier ou remplacer des services ou des contacts
Vous pouvez modifier un service ou un contact à tout moment. Vous pouvez aussi remplacer un service ou un contact avec un autre service ou contact existant. Par exemple, si un employé quitte votre structure ou change de fonction, vous pouvez facilement remplacer cette personne avec un autre contact se trouvant dans le référentiel. Les traitements utilisant ce contact seront mis à jour automatiquement !
Ajouter des services ou des contacts aux traitements
Il est désormais facile d’ajouter un service ou un contact aux rubriques Identification et Destinataires d'un traitement.
Rubrique Identification
Indiquer ici le service ou la personne à contacter dans votre structure qui sera à même de répondre aux questions concernant le traitement.
Rubrique Destinataires
Indiquer ici les destinataires internes des données concernées par le traitement.
Ajouter un service
Pour ajouter un service à un traitement sans désigner de contact spécifique, sélectionnez le service.
Ajouter un contact
Pour ajouter un contact spécifique à un traitement, cliquez sur Contacts et sélectionnez-le. Le service auquel le contact est rattaché sera aussi ajouté.
Migration des services et des contacts existants
Les services et contacts attachés à des traitements dans les versions antérieures du logiciel seront migrés aux nouveaux référentiels.
En ce qui concerne les contacts qui ont été attachés à un traitement sans spécifier de service, ils seront rangés dans un service virtuel qui s’appelle A catégoriser. Pour réassigner ces contacts vers leur bon service, vous devrez sélectionnez chaque contact, cliquez sur le bouton Modifier, et sélectionnez le service.
Si un même contact ou un même service a été utilisé dans plusieurs traitements, mais avec des différences dans leur détails, alors un contact ou service sera créé pour chaque cas. Par exemple, si un contact nommé Angélique Terron apparaît dans deux traitements, mais avec deux fonctions différentes, ou avec deux mails différents, lorsque les contacts seront migrés vers le nouveau référentiel, deux contacts au nom d'Angélique Terron seront créés. Afin de fusionner les deux, il suffit d’utiliser la fonction “Remplacer”. Pour en savoir plus sur cette fonction, voir Référentiels services et contacts.
Import de référentiels : mise à jour et vérification
Les fonctionnalités d'import en masse des référentiels logiciels et tiers vous offrent une plus grande maîtrise de vos imports :
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Mise à jour de logiciels ou tiers existants : Il suffit de télécharger votre référentiel actuel, d’effectuer les modifications dans le fichier Excel, et de le réimporter. Ceci grâce au fait que les fichiers d’export et d’import ont désormais le même format.
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Des modèles d’import plus complets : Le format du modèle d’import est plus simple à utiliser : tous les logiciels ou les tiers se trouvent désormais sous un seul onglet. De plus, les deux modèles d’import ont été étendus pour inclure tous les champs disponibles du logiciel. Ainsi, vous pouvez remplir tous les champs directement dans le modèle et vous n’aurez rien à compléter dans le logiciel.
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Vérification du fichier Excel : Une nouvelle fonctionnalité vérifie automatiquement le contenu de votre fichier Excel lors de l’import. Toutes les erreurs sont identifiées, localisées et expliquées, vous permettant de les corriger facilement avant de réimporter le fichier.
Pour en savoir plus sur l’import et la mise à jour des référentiels, voir Référentiel logiciels ou Référentiel tiers.
Référentiel logiciel : champ nouveau
Un nouveau champ a été intégré dans l’onglet Identification d’un logiciel : Pays d’hébergement de la donnée. Ce champ contient un menu déroulant vous permettant de sélectionner le pays hébergeur.
Améliorations
Changer d’entité en toute simplicité
Un nouveau sélecteur d’entités vous permet facilement de retrouver et changer d’entité. Il comprend :
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Un champ de recherche des entités
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La sélection de favoris qui restent toujours en haut de la liste
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5 entités affichées par page, avec pagination
Refonte de la page des notifications
En plus du changement de son apparence, la page des notifications a été améliorée avec plusieurs nouvelles fonctionnalités :
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Triage des colonnes
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Marquer comme lu
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Un clic sur la notification vous amène directement sur l’action concernée
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Affichage de toutes les entités simultanément
Changer le nom d’un traitement
Il n’est plus nécessaire de retourner dans la liste des traitements pour effectuer un changement de nom. Vous pouvez le faire directement sur la page du traitement (à condition d’avoir l’autorisation nécessaire).
Mise à jour de la documentation pratique
Le module Modèles clauses/mentions/courriers et été mis à jour avec 8 nouveaux modèles :
Mentions d'information obligatoire
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Modèle de phase de recrutement
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Collecte sans consentement
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Collecte avec consentement
Gestion des cookies
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La politique de Cookie
Courriers de réponse aux demandes d'exercice de droits
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Accusé de réception
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Absence de traitement de données
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Demande manifestement excessive
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Demande de renseignement supplémentaire
D’autres part, les modèles existants ont été mis à jour et les modèles obsolètes ont été supprimés.
