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C'est la rentrée ! Découvrez sans plus attendre nos nouvelles fonctionnalités. Au programme : un nouveau mode de gestion des modèles (mode restreint), le paramétrage de la suppression automatique de vos demandes d'exercice de droit et plus encore...
Ces fonctionnalités seront disponibles à partir de Mercredi 11 Septembre - 19h00
Sommaire
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Modèles de Traitements - Nouveau mode de création (mode restreint)
- Demandes d'exercice de droits - Paramétrage de la suppression automatique des demandes
- Traitements - Interaction avec les contacts et services
Modèles de Traitements - Nouveau mode de création (mode restreint)
Désormais, il est possible de créer un modèle en mode Restreint. Ce mode vous permet de proposer ce modèle comme base pour la création d'un traitement, avec des données renseignées soumises à des restrictions particulières.
Mode libre versus Mode restreint
Avec cette nouvelle version, vous disposerez de deux modes de création de votre modèle :
- Mode libre : le traitement créé en mode libre est entièrement modifiable. Idéal pour une intégration rapide et efficace. Les données renseignées peuvent être ajustées selon les besoins de l'entité utilisatrice.
- Mode restreint : Le mode restreint permet de limiter les modifications des informations disponibles dans le modèle. Certains champs seront verrouillés et ne pourront être modifiés que dans le modèle, tandis que d'autres seront considérés comme des suggestions et resteront modifiables par l'utilisateur.
La possibilité de paramétrer des champs comme des suggestions sur un modèle en mode restreint n'est pas encore disponible. Elle le sera très prochainement.
Vous découvrez la fonctionnalité de gestion des modèles de traitement ? Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter à cette fonctionnalité plus en détails ici.
Lorsque vous consultez votre modèle, le choix du mode de gestion est affiché dans la zone d'entête. Une fois le modèle créé, il n'est pas possible de modifier le mode sélectionné.
Tout comme pour un modèle en mode Libre, vous pouvez activer l'héritage de ce modèle. Cette option reste disponible à tout moment en modifiant le modèle.
Pour rappel, un modèle dispose d'un statut (état) de publication. il peut être en statut : brouillon, publié ou archivé.
Lors de sa création, un modèle est en statut brouillon. Il n'est pas visible pour les utilisateurs, ce qui vous permet de travailler sur le modèle en toute sérénité.
Une fois que le modèle est prêt à être utilisé, il est possible de le publier. Vous pourrez ensuite créer un traitement en vous basant sur ce modèle.
Si un modèle n'est plus nécessaire, vous pouvez le passer en statut archivé. Il sera toujours possible de le republier au besoin.
Un nouveau filtre Données du modèle a été par ailleurs ajouté vous permettant de sélectionner les modèles en fonction du mode de gestion appliqué : Libre ou Restreint.
Création d'un traitement depuis un modèle en mode restreint
Une fois qu'un modèle en mode restreint est publié, il peut être utilisé lors de la création d'un traitement.
Une icône Cadenas sera disponible pour repérer facilement les modèles en mode restreint dans la liste des modèles.
Vous avez également la possibilité d'ajouter un filtre Données du modèle pour trier la liste des modèles selon le mode : Libre ou Restreint.
Une fois que votre traitement est créé, les champs préremplis par le contenu du modèle ne pourront pas être modifiés. Il apparaitront de manière grisée pour les identifier facilement.
Il sera toujours possible d'inclure de nouveaux éléments, tels que des finalités supplémentaires, des responsables, des catégories de personnes, des catégories de données, des mesures de sécurité, du matériel, etc.
Ces éléments seront toujours visibles dans le traitement, même après une mise à jour du modèle.
- Depuis la liste des traitements :
- Depuis le traitement :
Mise à jour d'un modèle et conséquences sur les traitements créés
- Mise à jour d'un modèle
Il est possible de mettre à jour les modèles à tout moment.
Toutes les informations du modèle sont modifiables : nom, description, tags, héritage et contenu du modèle.
Pour mettre à jour un modèle, vous pouvez utiliser l'action Mettre à jour située en haut à droite, ce qui vous permettra d'enregistrer les modifications apportées.
Dès qu'une modification est réalisée sur le modèle, deux possibilités s'offre à vous :
- Je décide de ne pas sauvegarder mes modifications, je peux simplement cliquer sur Restaurer la version publiée. Ainsi, les modifications effectuées ne seront pas enregistrées, et le modèle reviendra à sa version précédente.
- Je souhaite conserver mes modifications, je confirme en utilisant l'action Mettre à jour. Une nouvelle version du modèle sera ainsi disponible et contiendra l'ensemble des modifications apportées.
Dans le cas des modèles en mode Libre, ces modifications ne sont pas propagés sur les traitements précédemment créés. Seuls les nouveaux traitements s'appuieront sur les nouvelles informations définies dans le modèle.
Dans le cas des modèles en mode Restreint, les données renseignées dans le modèle reste à la maitrise des gestionnaires du modèles (les champs renseignés dans le modèle ne sont pas modifiables dans le traitement). Les modifications apportées sur un modèle pourront, dans le cas de l'usage des modèles en mode restreint, être appliqués sur les traitements créés à partir de ceux-ci.
- Mise à jour d'un traitement dans le cadre de l'usage d'un modèle en mode Restreint
Pour les traitements créés à partir d'un modèle en mode Restreint, les champs prérenseignés dans le modèle ne sont pas modifiables dans le traitement. Leur modification est réservée aux gestionnaires du modèle (voir ci-dessus).
Pour permettre le suivi des modifications des modèles par les utilisateurs d'un traitement, une nouvelle rubrique Mise à jour est disponible au niveau du traitement.
N.B. : cette rubrique n'apparait que dans le cas où le traitement a été créé à partir d'un modèle en mode Restreint
Dans cette version, l'application des mises à jour d'un modèle pourra être réalisée uniquement à partir du traitement.
Nous prévoyons dans une prochaine version de donner la possibilité aux gestionnaires du modèle d'imposer la mise à jour à l'ensemble des traitements issus du modèle.
Application d'une mise à jour sur un traitement
Lorsqu'une mise à jour est effectuée sur le modèle, une icône s'affiche dans la liste des traitements pour indiquer que des modifications ont été apportées au modèle et peuvent être approuvées dans le traitement.
Les mises à jour sont également visibles dans la rubrique Mise à jour du traitement correspondant.
Cette rubrique affiche pour chaque section de votre traitement les différentes modifications apportées selon le code couleur suivant :
- en bleu, les modifications effectuées sur les champs précédemment renseignés
- en vert, les informations ajoutées
- en rouge, les informations supprimées
L'action Approuver les modifications permet de mettre à jour le traitement en appliquant les changements effectués depuis le modèle. Le traitement est ainsi actualisé en conséquence.
Les modifications ne seront pas appliquées sur le traitement tant qu'elles n'auront pas été approuvées par le(s) rédacteur(s)/validateur(s)
Règles d'approbation des mises à jour et impact de l'application d'une mise à jour sur le statut des traitements
Les utilisateurs habilités à valider la mise à jour du traitement dépendent du statut en cours du traitement.
Le statut du traitement sera également ajusté une fois la mise à jour appliquée conformément aux règles suivantes :
- Si un traitement est En cours de rédaction : le rédacteur a la possibilité d'approuver les modifications et le traitement demeure au statut En cours de rédaction.
- Si un traitement est En cours de validation : le validateur peut valider les modifications et le traitement revient au statut En cours de rédaction..
- Si un traitement est Validé : le validateur peut approuver les modifications et le traitement retourne au statut En cours de revue.
- Si un traitement est En cours de revue : le rédacteur et le validateur peuvent approuver les modifications et le traitement demeure au statut En cours de revue.
- Si un traitement est En cours de validation de la revue : le validateur peut valider les modifications et le traitement passe au statut En cours de revue.
Demandes d'exercice de droits - Paramétrage de la suppression automatique des demandes
Dans l'espace de configuration des demandes d'exercice de droit, vous avez désormais la possibilité de définir le délai de suppression automatique de vos demandes.
Cette fonctionnalité est accessible via le menu Paramètres -> Automatisation.
Par défaut, aucun délai n'est défini, ce qui signifie que vos demandes d'exercice de droit ne seront pas supprimées automatiquement. Vous devrez les supprimer manuellement si nécessaire.
Ce délai prendra effet à partir du moment où votre demande d'exercice de droit passe en statut Archivé.Attention, en activant ce paramétrage, toutes les demandes pour lesquelles le délai est dépassé seront immédiatement supprimées. Cette action est définitive et irréversible. Un message vous informera du nombre de demandes affectées par cette suppression en fonction du délai défini en jours, mois ou années.
Vous pourrez toujours ajuster le délai de suppression automatique ultérieurement, mais une fois les données supprimées, elles ne pourront pas être récupérées.
Traitements - Interaction avec les contacts et services
Nous continuons dans cette nouvelle version a apporté des améliorations de parcours utilisateurs pour faciliter la prise en main et l'usage des traitements.
Désormais, vous avez la possibilité d'accéder à des informations sur les contact et services associés à votre traitement directement depuis les pages Destinataires (Internes), et Identification sans être redirigé vers le référentiel.
En cliquant sur l'icône "info", une fenêtre s'ouvrira pour accéder aux informations du contact et/ou du service.
Vous pouvez rester concentré sur la création ou la consultation de votre traitement tout en accédant facilement au référentiel correspondant via le lien situé en haut de la fenêtre. Cette fonctionnalité vous permet d'être plus efficace dans votre travail en ayant accès aux informations principales en un seul clic.
La fenêtre d'ajout d'un destinataire interne a aussi été revue et utilise désormais nos nouvelles règles en matière de design et d'interactions utilisateur.
Correctifs apportés
[Traitements] impossibilité de dupliquer un traitement
Un problème empêchait la duplication d'un traitement dans certains cas. Cette anomalie a été corrigée dans cette version.