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Cette nouvelle version est l'occasion de compléter notre module actions avec la capacité de créer et d'administrer vos plans d'actions. A découvrir très vite !
Ces fonctionnalités seront disponibles à partir du lundi 22 juillet - 19h (date en cours de confirmation)
Sommaire
- Module Actions - Plans d'actions
- Correctifs apportés
Module Actions - Plans d'actions
Dans cette nouvelle version, nous enrichissons notre module Actions en offrant la possibilité de personnaliser vos plans d'actions à mettre en œuvre sur les divers éléments de l'application.
Créer et administrer vos plans d'actions
La gestion de vos plans d'actions est disponible dans l'espace de configuration de vos actions (via la roue crantée présente au niveau de la liste des actions).
Vous devez disposer de la permission "Configuration du module action" pour y accéder.
Accès à la configuration
En accédant à l'interface de configuration du module action, une nouvelle rubrique "Plan d'actions" est à votre disposition dans le menu :
Cette rubrique vous présente l'ensemble des plans d'actions déjà créés sur votre entité. En dépliant un plan d'actions, vous pouvez visualiser l'ensemble des actions qui composent le plan d'actions.
Création d'un plan d'actions
Dans la configuration de votre module action, vous avez la possibilité de créer et gérer vos propres plans d'actions que vos utilisateurs pourront ensuite appliquer sur les différents éléments de l'application.
Cliquez sur "Créer un plan" pour ajouter un nouveau type de plan d'actions.
Vous pourrez alors définir les principales informations de votre plan :
- Son nom
- Le module sur lequel il s'applique :
Le module sur lequel s'applique le plan vous permet de déterminer l'élément sur lequel vous pourrez associer votre plan d'actions (un traitement, une demande d'exercice de droit, ...).
- Sa description
- Son objectif
- Le (ou les) Tag(s) qui lui sont associés
Ajouter des actions à votre plan d'actions
Une fois votre plan d'actions créé, vous pouvez le compléter d'un ensemble d'actions en cliquant sur le bouton "Créer une action"
Une fenêtre vous permet alors de paramétrer les principales propriétés de votre action et ainsi définir :
- Le libellé de l'action
- Les Responsables et Observateurs
- La Priorité et l'Importance
- La description de l'action
- Le (ou les) Tag(s) qui lui sont associés
- Les différentes informations de planification de l'action
Affectation des Responsables et des Observateurs
En fonction du module sélectionné dans la configuration de votre plan d'actions, vous avez la possibilité de définir les Responsables ou les Observateurs comme étant soit des personnes prédéfinies, soit des personnes prédéfinies et/ou des responsables de l'élément sur lequel le plan d'action sera appliqué.
Par exemple, dans l'écran ci-dessous, notre plan d'action peut être appliqué aux traitements. Lors de l'application de ce plan sur un traitement, les responsables de l'action seront les rédacteurs de ce traitement, ainsi qu'une personne prédéfinie, et les observateurs seront les validateurs du traitement.
Mise à jour d'un plan d'actions depuis la configuration du module Actions
Les plans d'actions disponibles dans l'espace de configuration peuvent être mis à jour à tout moment.
Les modifications seront prises en compte pour les futures applications du plan d'action sur un élément de l'application, sans affecter les instances précédentes de ce plan.
Par exemple, si vous supprimez une action d'un plan, cette suppression sera appliquée à toutes les nouvelles applications de ce plan sur un élément. Cependant, les applications précédentes conserveront cette action dans les tâches à réaliser pour assurer la bonne exécution du plan sur l'élément concerné.
De même, la suppression d'un plan d'action rendra son application impossible sur de nouveaux éléments. Les instances précédemment créées resteront actives.
Appliquer un plan d'actions
Une fois les plans d'actions créés dans la configuration du module Actions, les utilisateurs pourront les appliquer à partir des différentes sections de l'application.
L'application d'un plan d'actions repose sur le même principe que celle d'une action. Ainsi, dès qu'un utilisateur a la possibilité d'appliquer une action, il pourra également le faire avec un plan d'action.
Depuis la liste des actions
Depuis la liste des actions, lors de l'ajout d'une action, vous avez désormais le choix entre créer une action individuelle ou appliquer un plan d'actions.
En optant pour l'application d'un plan d'actions, vous aurez accès à la liste complète des plans disponibles.
Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour rechercher le plan d'actions souhaité (recherche textuelle, module d'application du plan, tags préalablement définis).
Une fois, le plan d'action séléctionné, vous serez invité dans une seconde étape à :
- Définir le nom de l'instance du plan d'action (pour vous permettre de la retrouver plus facilement ensuite)
- Préciser l'élément sur lequel vous souhaitez appliquer le plan d'action
- Compléter si besoin les responsables des différentes actions qui composent le plan
Une fois validé, le plan d'action est appliqué. Les différentes actions du plan sont créées et liées à l'instance du plan. Chaque responsable/observateur est notifié des actions qui le concerne.
Depuis un élément
De la même manière, vous pouvez appliquer un plan d'action directement depuis un élément de l'application. Cela peut être un traitement, une demande d'exercice de droits, un PIA, une violation, un élément de vos référentiels ou tout autre élément sur lequel vous pouvez actuellement créer une action.
Dans ce cas, seuls les plans d'actions applicables à l'élément vous sont proposés.
Après avoir sélectionné le plan d'actions que vous souhaitez appliquer, vous serez dirigé vers la seconde étape de paramétrage avant de mettre en œuvre votre plan.
Seul le libellé de l'instance et les éventuelles modifications des responsables sont nécessaires à ce stade, l'élément sur lequel le plan sera appliqué étant déjà connu dans ce mode d'application.
Consulter un plan d'actions
L'application d'un plan d'actions permet de mettre en oeuvre les différentes actions du plan sur un élément de l'application. Pour retrouver facilement ces actions et suivre l'avancement de vos plans d'actions, nous avons mis en oeuvre différents mécanismes
- Depuis la liste des actions
Un nouveau filtre vous permet de recherche les actions associées à une instance d'un plan d'actions.
Ce filtre est aussi disponible depuis la vue Kanban.
Nous vous recommandons de bien nommer vos instances de plans d'actions lors de leur application pour facilement les retrouver dans vos différentes vues.
Lorsqu'une action est associé à une instance de plan d'action,cette information est reprise dans les différentes vues
- Vue Kanban
Depuis une action
En consultant le détail d'une action associée à un plan d'action, vous disposez d'une information complémentaire précisant l'instance du plan à laquelle cette action est liée :
En cliquant sur l'instance, une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de consulter l'avancement de votre plan d'actions :
Depuis un élément
Lorsque le plan est mis en place sur un élément (tel qu'un traitement, une demande d'exercice de droits, ...), les actions du plan d'actions sont accessibles dans la section dédiée aux actions de l'élément en question. Elles sont présentées de manière regroupée sous l'instance du plan d'actions correspondant :
Correctifs apportés
[Directions] Impossibilité d'attacher un traitement à une direction
Un problème empêchait l'attachement d'un traitement à une direction. Ce point a été corrigé dans cette version.
[Traitements] - Ajout des informations de cycle de vie d'une catégorie de données
Dans la nouvelle version de la section Données du traitement, une anomalie entrainait la suppression des informations de cycle de vie d'une catégorie de données lors de l'ajout d'un nouvel élément. Ce point a été corrigé dans cette version.