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Une nouvelle version encore riche de nouveautés. Découvrez sans plus attendre notre nouveau système de gestion des modèles de traitement ainsi que l'arrivée de la vue multi-entité de vos actions
Ces fonctionnalités seront disponibles à partir du mercredi 10 juillet - 19h
Sommaire
Modèles de Traitements
Nous sommes ravis de vous présenter notre nouveau système de gestion de vos modèles de traitements disponible dans cette nouvelle version.
Désormais, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles de traitements, ce qui vous permettra de gagner du temps, d'éviter les saisies répétitives, et aussi de partager votre modèle avec d'autres entités pour qu'elles puissent en bénéficier.
Nos Experts mettent à votre disposition différents modèles, conçus par Data Legal Drive, afin de faciliter le démarrage de votre conformité de manière optimale. Ces modèles sont organisés en fonction de votre secteur d'activité et de vos domaines d'application.
Créer et administrer vos propres modèles
Un nouvel espace de configuration du module Traitement a été intégré, vous permettant ainsi d'administrer votre bibliothèque de modèles. Ce nouvel espace de configuration évoluera progressivement avec l'ajout de nouvelles fonctionnalités.
Vous devez disposer de la permission "Configurer le module Traitement" pour administrer cette bibliothèque.
L'icône "roue crantée", située à droite du bouton "Ajouter un Traitement", vous permet d'accéder à l'espace de configuration du module.
En accédant à cette espace, vous pourrez créer, éditer, dupliquer et supprimer des modèles.
Liste des modèles
La liste des modèles vous permet de visualiser l'ensemble des modèles qui ont été créés par votre entité. Cette vue liste est filtrable en fonction de plusieurs critères que vous pouvez combiner. Une barre de recherche vous permet également de faire une recherche plus précise.
Pour chaque modèle, vous pouvez retrouver différentes informations : nom du modèle, domaine, tag, l'héritage est-il activé, le statut, date de mise à jour.
Création d'un modèle
Un bouton "Créer un modèle" ouvre une fenêtre vous permettant de saisir les informations du modèle :
- Nom du modèle - champ obligatoire
- Domaine - champ obligatoire
- Description - ce champ sera visible à la création d'un traitement, cela permet de mettre une courte description sur le modèle
- Tags - ce champ vous permet de catégoriser le modèle, les tags sont repris dans la vue liste et également à la création d'un traitement
- Données du modèle : mode libre ou restreint
Dans cette version, seul le mode libre est disponible. Le mode restreint sera quant à lui disponible dans une version ultérieure.
- Type : RT ou ST
- Mode : Article 30 ou Etendu
Vous pourrez à ce moment-là décider d'activer l'héritage de ce modèle. Il sera également possible de le faire à tout moment en éditant le modèle.
Une fois cette étape validée, vous serez dirigé vers un formulaire similaire à celui que vous connaissez pour le traitement. Les informations que vous saisissez pour votre modèle seront automatiquement enregistrées. Vous pouvez choisir de remplir uniquement les champs que vous souhaitez diffuser au travers du modèle.
Il est également possible d'ajouter des documents au modèle.
Une fois créé, le modèle sera visible dans la liste des modèles.
Les modèles de traitement utilisent la nouvelle version de la section Données des traitements. La création d'un traitement à partir d'un modèle utilisera aussi ce nouveau format.
Pour rappel, l'ancienne version de la section Données sera décommissionnée fin septembre 2024. Tous vos traitements basculeront automatiquement vers la nouvelle version à compter de cette date
Mode Libre versus Mode Restreint
La distinction entre le mode Libre et le mode Restreint réside dans la façon dont les informations des traitements créés à partir d'un modèle sont liées à celles du modèle.
Les modèles créés en mode Libre proposent une utilisation souple des informations mises à disposition dans le modèle.
Ainsi, l'utilisateur qui crée un traitement depuis un modèle disponible en mode libre disposera de toute la latitude pour modifier les informations qui lui sont mises à disposition. On peut considérer que les données fournies sont des exemples sur lesquelles l'utilisateur peut s'appuyer pour créer son traitement.
A l'inverse, le mode Restreint permettra lorsqu'il sera disponible de limiter le périmètre de modification des informations qui seront mis à disposition dans le modèle. Certaines informations seront non modifiables (champs bloqués) et ne pourront être mis à jour qu'à partir du modèle, d'autres seront considérées comme des suggestions et garderont cette latitude de modification par l'utilisateur.
Mise à jour d'un modèle
Les modèles peuvent être mis à jour à tout moment. Toutes les informations du modèle sont modifiables : nom, description, tags, héritage et contenu du modèle. Pour effectuer la mise à jour d'un modèle, un bouton est disponible en haut à droite, permettant d'enregistrer les modifications apportées.
En mode Libre, lorsqu'un modèle publié est mis à jour, les nouveaux traitements créés après la mise à jour prendront en compte les dernières modifications. Les modèles créés antérieurement ne seront pas automatiquement mis à jour.
Statut des modèles
Trois statuts ont été attribués aux modèles : brouillon, publié et archivé.
Lors de sa création, un modèle est en statut brouillon. Il n'est pas visible par les utilisateurs, vous permettant ainsi de travailler sur le modèle en toute tranquillité.
Une fois que le modèle est prêt à être utilisé, vous pouvez le passer en statut publié. Vous pourrez alors créer un traitement basé sur ce modèle.
Si un modèle n'est plus nécessaire, vous avez la possibilité de le passer en statut archivé. Il sera toujours possible de le republier au besoin.
Dupliquer et Supprimer un modèle
La duplication d'un modèle créera une copie de ce modèle dans votre entité. Vous pourrez ainsi créer un nouveau modèle à partir d'un modèle existant en évitant une ressaisie des informations.
La suppression d'un modèle est également disponible, de manière unitaire ou en masse. En cas de suppression, le modèle ne pourra plus être utilisé par votre entité ou par vos entités filles (dans le cas où l'héritage a été activé).
Créer un modèle depuis un traitement
Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée aux traitements, vous permettant de rapidement créer un modèle à partir d'un traitement existant. Si vous estimez qu'un traitement que vous avez créé pourrait servir de base pour un modèle, il vous suffit de cliquer sur "Créer un modèle". Vous serez alors dirigé vers le formulaire de création du modèle, avec les informations du traitement préremplies.
Vous devez disposer de la permission "Configurer le module Traitement" pour avoir cette nouvelle action depuis un traitement.
Créer un traitement à partir d'un modèle
Lors de la création d'un traitement, il est désormais possible de choisir l'option "à partir d'un modèle". Cela vous permettra de visualiser les modèles publiés par votre entité, ainsi que ceux dont vous avez hérité.
En choisissant un modèle, vous pouvez prévisualiser les informations principales de votre traitement telles que les finalités, les catégories de personnes et les données concernées.
Après validation, le traitement sera créé en fonction du modèle sélectionné.
Un traitement créé à partir du modèle est facilement identifiable dans la liste grâce au pictogramme suivant :
La bibliothèque de modèles Data Legal Drive
Notre bibliothèque de modèles Data Legal Drive est désormais visible lors de la création d'un traitement. Nos Experts ont soigneusement retravaillé les modèles pour vous permettre de démarrer rapidement votre mise en conformité RGPD.
Notre bibliothèque propose une large sélection de modèles, ce qui nous permet de vous offrir une liste exhaustive pour faciliter la création de vos traitements. Les modèles Data Legal Drive sont organisés par catégories et vous pouvez choisir d'activer les catégories qui vous intéressent. Par exemple, vous trouverez des catégories telles que Registre transverse, standard, assurance, santé, etc.
Vous avez le contrôle sur l'activation de nos catégories, vous permettant ainsi d'utiliser uniquement les modèles qui vous sont pertinents. L'onglet Modèles Data Legal Drive, présent dans l'espace de configuration vous permet de visualiser les catégories activées par nos experts.
Vous avez également la possibilité de les désactiver selon vos besoins.
Une fois la catégorie activée, les modèles correspondants seront disponibles lors de la création d'un traitement. Vous pourrez alors utiliser le filtre Origine pour trier les modèles provenant de Data Legal Drive.
Modules Actions - Multi-entités
Dans cette nouvelle version, votre module actions est maintenant disponible en mode multi-entité.
Un tout nouveau filtre "Entité" a été ajouté à la liste de vos actions. Par défaut, ce filtre est restreint à votre entité actuelle, mais selon vos autorisations, vous avez la possibilité de sélectionner d'autres entités pour élargir la liste de vos actions.
L'entité à laquelle chaque action appartient est clairement indiquée dans la liste ainsi que dans la fenêtre de consultation de l'action.
Correctifs apportés
[Menu] - Carte des sanctions
Suite à l'arrivée du nouveau menu, l'accès à la carte des sanctions exercées par la CNIL était impossible depuis l'application. Ce point a été corrigé dans cette version.
[Traitements] - Directions affectées
Un dysfonctionnement entraînait l'affichage de l'ensemble des traitements aux utilisateurs quelque soit leurs directions affectées. Ce point a été corrigé dans cette version.
[Anticorruption] - Modification d'un Tiers
La modification d'un tiers renvoyait une erreur. Les champs modifiés n'étaient pas sauvegardés. Ce point a été corrigé dans cette version.
[Actions] - Affichage de la liste des actions
L'affichage du libellé des actions dans la liste a été optimisé suite à l'observation de libellé tronqué dans le cas d'un retour à la ligne.