Les nouveautés de la version 5.24

Découvrez comment préalimenter vos traitements à partir d'une fiche projet Privacy by Design mais aussi nos nouveautés sur le module questionnaire et notre homepage enrichie de l'accès à la cartographie des données.

Sommaire

• Page d'accueil
  • Accès à la cartographie des données
  • Nouvel indicateur "nombre de traitements validés"
• Privacy by Design
  • Préalimenter vos traitements à partir d'une fiche projet personnalisée. 
• Questionnaires

  • Option ajouter des éléments de réponse

  • Questions Référentiels 
• Accessibilité de la plateforme
• Correctifs apportés

Page d'accueil

Nous avons complété la page d'accueil de votre solution RGPD de plusieurs éléments. Vous disposez maintenant d'un accès direct à votre cartographie des données ainsi que d'un nouvel indicateur sur votre traitement. 

Accès à la cartographie des données

La page d'accueil de votre entité a été enrichie d'un nouveau composant d'accès à votre cartographie des données.

Ce nouveau composant vous permet d'accéder :

• Soit à l'ensemble de la cartographie des données en sélectionnant l'action "Voir toutes les relations"
• Soit en réalisant un focus sur un type d'élément particulier comme les traitements, les catégories de personnes, les tiers, ... en choisissant l'élément correspondant parmi les différents pictogrammes disponibles.

Les pictogrammes sont triés en fonction du nombre d'éléments présents sur la Cartographie, du plus important au moins important.

Nouvel indicateur Nombre de traitements validés

Nous avons complété les indicateurs disponibles sur la page d'accueil par un indicateur précisant le nombre de traitements validés.

Cet indicateur, comme les précédents, est cliquable et vous redirige vers la liste de vos traitements filtrés sur le statut Validé :

Privacy by Design

Préalimenter vos traitements à partir d'une fiche projet personnalisée. 

A partir de vos fiches projets personnalisées, la création d'un nouveau traitement peut désormais préalimenter celui-ci des données collectées durant la phase de Privacy by Design et sa fiche projet associée.  

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Configurer ma fiche projet personnalisée

Pour configurer votre fiche projet et alimenter automatiquement les champs d'un nouveau traitement à partir des données renseignées, vous devez paramétrer le questionnaire associé à votre fiche projet. 

Pour cela, rendez-vous dans votre module questionnaire, sélectionnez votre questionnaire ou créer un nouveau questionnaire. 

Dans le cadre des questionnaires de catégorie "Privacy by Design", nous avons introduit une nouvelle fonctionnalité "Alimentation" disponible dans la configuration de vos questions. 

Cette fonctionnalité "Alimentation" vous permet de définir le champ du traitement que vous souhaitez alimenter avec la valeur renseignée dans la fiche projet correspondante.

Dans notre exemple ci-dessous, la réponse à la  question "Quel service interne est en charge du projet ?"  alimentera le champ "Personnes en charge" du traitement créé.

Les champs du traitement disponibles dans l'onglet "Alimentation" dépendent du type de question utilisée. Vous trouverez ci-dessous les correspondances disponibles  : 

 

Une fois cette configuration effectuée, votre questionnaire est prêt à être utilisé dans vos fiches projet. Vos nouveaux traitements créés à partir de celle-ci pourront être préalimenté des données collectées dans la fiche projet.

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Créer un nouveau traitement à partir de votre fiche projet

Votre nouveau traitement créé à partir d'une fiche projet sera préalimenté des données collectées dans le questionnaire si vous avez suivi la configuration décrite ci-dessus.

Depuis la fiche projet vous disposez d'une rubrique "Traitement" : 

En cliquant sur l'action "Créer", vous serez redirigés vers une synthèse vous présentant les différents champs de votre traitement qui seront préalimentés par les réponses correspondantes:

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Cette synthèse est organisée selon les différentes étapes de votre traitement : Identification, Finalités, Données, ...

Pour chaque rubrique, vous disposez des champs qui seront préalimentés et de la (ou des) valeur(s) associées.

Dans l'exemple ci-dessous, le traitement sera créé avec une finalité et un ensemble de catégories de personnes :

Sur la droite de la page, un encart vous récapitule les éventuelles nouvelles valeurs de référentiels que vous devez créer avant la création de votre traitement.

Une fois votre synthèse relue et vos éventuelles nouvelles entrées de référentiel créées, vous pouvez créer votre traitement. 

En cliquant sur cette action, la fenêtre de création de votre traitement s'ouvre.

Après avoir défini le type de traitement, son mode de complétion et les différentes informations complémentaires, votre traitement sera créé avec toutes les informations issues de votre fiche projet !

Vous pourrez ensuite le compléter et/ou le modifier comme tout traitement. 

Questionnaires

2 nouveautés sont à découvrir dans notre module questionnaire :

• Donnez la possibilité à vos répondants d'enrichir les éléments de réponses disponibles par leur propre proposition.
• Découvrez nos nouvelles questions référentiels dont les éléments de réponses sont basées sur des composants de l'application (référentiels applicatifs ou éléments métiers)

Option ajouter des éléments de réponse

Nous avons ajouté une nouvelle option vous permettant d'autoriser vos répondants à ajouter des éléments de réponse dans vos questions de type Liste de choix et dans les nouvelles questions de type Référentiel que vous pourrez découvrir ci-dessous.

Cette option permet au répondant s'il ne trouve pas la réponse souhaitée dans la liste qui lui est proposée de renseigner sa propre réponse. 

Celle-ci pourra être modifiée durant le cycle de vie de la réponse au questionnaire par le répondant et/ou par les responsables de campagne/projet.

N.B. : Pour les campagnes, l'option "Modifier les réponses" doit être activée dans le paramétrage de la campagne.

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Pour activer l'ajout d'éléments de réponses dans vos questions, rendez-vous dans le paramétrage de votre questionnaire. 

Dans la configuration des questions Liste de choix et des questions référentiels, vous disposez de cette nouvelle option "Autoriser une nouvelle valeur".

Si cette option est activée, le répondant disposera d'une nouvelle action lui permettant d'ajouter un nouvel élément de réponse à cette question. Il pourra ainsi renseigner un nouveau choix si aucun des choix proposés ne le satisfait.

En cliquant sur l'action Créer, une zone de texte lui permet de renseigner la valeur qu'il souhaite ajouter. Celle-ci sera alors disponible dans la liste des choix possibles de la question.

Questions référentiels

Vos questionnaires peuvent maintenant être enrichis d'un nouveau type de question : les Questions Référentiels.

Une Question Référentiel est un type de question pour lequel les éléments de réponse proposés sont définis par d'autres éléments métiers de l'application. 

Elle répond à 2 principaux besoins : 

• Proposer des questions dont les réponses sont basées sur les éléments des référentiels applicatifs .

• Disposer de questions métiers préconfigurées s'appuyant sur les listes de choix proposées dans les autres modules de l'application.

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 Nous proposons 14 nouvelles questions de type référentiel dans cette nouvelle version : 

 

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Ajouter une question référentiel

Les Questions Référentiels sont disponibles dans la conception de votre questionnaire. 

Lorsque vous ajoutez une nouvelle question, vous disposez d'un nouveau type de question :  Référentiel.

En sélectionnant ce nouveau type de question, vous serez invité à définir le type de réponse attendu :

• un seul choix possible (choix unique)
• ou plusieurs choix possibles (choix multiple)

Ainsi qu'à préciser le référentiel que vous souhaitez utiliser (parmi ceux de la liste ci-avant)

Vous pourrez en complément sélectionner l'option d'ajout de nouvelles valeurs (pour en savoir plus, rendez-vous à la section "Option ajouter des éléments de réponses").

Après avoir validé, votre question est ajoutée à votre questionnaire.

Les élements de réponse proposés aux répondants sont alors construits à partir du référentiel que vous avez sélectionné. 

Vous pouvez, à l'aide de la prévisualisation de questionnaire, disposer d'un rendu de votre question  :

Exemple d'une question basée sur le Référentiel Tiers : 

Exemple d'une question basée sur le Référentiel Bases Légales : 

 

 

Accessibilité de la plateforme

Nous avons engagé depuis plusieurs semaines une démarche d'amélioration de l'accessibilité de notre plateforme pour les personnes handicapées, que nous poursuivons sur nos différentes versions.

• -  Reprise du nouveau design du composant statuts sur les Violations et les Analyses d'impact

Correctifs apportés

• Référentiel Tiers : un tiers peut être supprimée même si il est lié à un traitement. Il sera automatiquement dé-lié à la suppression.
• Ajustement sur le calcul du taux de complétion en gérant les typologies pour les catégories de données créés
• Analyses d'impact : correction sur les listes déroulantes lors de la création d'un PIA depuis le module d'import
• Traitement : correction sur le transfert d'un traitement à un autre domaine
• Traitement : correctif lorsque l'on sélectionne la Guyane dans les Flux Transfrontaliers