Les nouveautés de la version 5.19

C'est la rentrée et nous avons de nombreuses nouveautés à vous partager, à commencer par notre nouveau module Privacy by Design ! Découvrez aussi les dernières améliorations apportées aux Demandes d'exercice de droit, et au module Questionnaire.

 

Sommaire

• Nouveau Module Privacy by Design
  • Administration du module Privacy By Design
  • Partage d'une fiche projet
  • Echange entre le chef de projet et le DPO
  • Clôture d'une fiche projet

• Demande d'exercice de droit

  • Gestion des entités concernées

  • Suspension du délai de traitement

  • Liste des demandes d'exercice de droit 

  • Evolution de l’export Excel (.xlsx)

• Questionnaires
  

  • Modèles de questionnaires Data Legal Drive

  • Export/import de questionnaires au format json

  • Catégories de questionnaire

  • Améliorations diverses

Nouveau module Privacy by Design

Nous avons travaillé cet été à la réalisation de notre nouveau module Privacy by Design.

De nombreux retours utilisateurs ont été pris en compte pour vous proposer un module revu et optimisé pour vos usages. Parmi les nouveautés les plus importantes : 

• Personnalisez vos fiches projet Privacy by Design à l'aide de notre module questionnaire.
• Définissez différents modèles de fiches projet selon la nature de ceux-ci (par exemple RT / ST) ou selon les spécificités de votre organisation.
• Attribuez des responsables en charge du traitement de vos fiches projets.
• Interagissez avec vos parties prenantes durant le cycle de vie de votre projet et jusqu'à la création du traitement via notre nouveau système de commentaires et de suivi des modifications. 
• Rendez votre démarche Privacy by Design plus accessible en la diffusant sur vos intranets ou en la partageant à vos collaborateurs.

Administration du module Privacy By Design

L'administration du nouveau module Privacy By Design est disponible au travers de la roue crantée présente dans le menu de l'interface.

En accédant à cette interface, vous disposez de la liste des types de fiches projets que vous avez précédemment configuré et pouvez créer un nouveau type de fiche projet.

Type de fiche projet :

Un type de fiche projet vous permet de définir un questionnaire Privacy by Design que vous allez pouvoir ensuite mettre à disposition de vos utilisateurs. 

Il est possible de mettre à disposition différents questionnaires en créant plusieurs types de fiches projet. Cela vous permet par exemple de mettre à disposition de vos utilisateurs des questionnaires différents s'il s'agit d'un projet en tant que responsable de traitement ou en tant que sous-traitant. 

Créer un nouveau type de fiche projet

Depuis cette interface, vous pouvez créer un nouveau type de fiche projet. 

Après avoir renseigné le nom de votre type de fiche projet, vous serez invité à sélectionner le questionnaire que vous souhaitez utilisé ainsi que les responsables qui seront en charge de traiter les demandes.

Vous pouvez personnaliser l'apparence de l'accès à votre fiche projet à l'aide de l'onglet "Personnalisation". Cette interface reprend les principes de personnalisation des campagnes de notre module questionnaire.

 

Rendre Actif/Inactif un type de fiche projet

Vous pouvez rendre actif votre type de fiche projet pour la rendre disponible à vos interlocuteurs (voir ci-après partage d'une fiche projet).

Il est aussi possible de le rendre inactif. Aucun nouveau projet ne pourra alors être saisi au travers de ce type de fiche projet.

Partage d'une fiche projet

Une fois la configuration du module réalisée et vos types de fiches projet activées, il est possible de partager celles-ci à vos interlocuteurs pour qu'ils puissent renseigner leurs nouveaux projets.

L'action de partage est disponible depuis la liste des fiches projets Privacy by Design

 

Sélectionnez tout d'abord le type de fiche projet que vous souhaitez partager (cf. administration du module Privacy by Design)

Plusieurs solutions de partage vous sont alors proposées :

• Via un lien permanent : cette option vous permetde  diffuser ce lien ou de l'intégrer à vos sites (intranet par exemple) pour rendre votre démarche Privacy by Design accessible au plus grand nombre.
• Via une invitation par email vers le destinataire de votre choix.

Partage via lien permanent : 

Lorsque vos utilisateurs cliqueront sur le lien fourni, ils seront renvoyés vers une première interface dans laquelle ils seront invités à renseigner leur email pour accéder à leur espace.

Un mail sera alors adressé à l'utilisateur pour lui permettre d'accéder à son espace dédié dans le lequel il retrouvera ses fiches projets déjà créées et pourra en créer de nouvelles : 

Partage par email :

Votre interlocuteur recevra un email l'invitant à créer et à renseigner sa fiche projet :

Echange entre le chef de projet et le DPO

L'échange entre le DPO et le chef de projet suit les mêmes principes mis en place sur notre module questionnaire.

Chaque partie peut compléter la fiche projet, la mettre à jour et la commenter de manière asynchrone.

Il est possible une fois un ensemble de modifications/commentaires effectués de notifier l'autre partie. Celle-ci recevra alors un mail (ainsi qu'une notification in-app pour le DPO) l'invitant à consulter les dernières modifications et/ou commentaires réalisées.

Durant ces échanges, l'état de la fiche projet est mis à jour : 

• En attente de réponse du DPO :  le chef de projet a soumis une premère réponse ou à notifier le DPO d'un ensemble de modifications et/ou commentaires
• En attente de réponse du chef de projet : le DPO a notifié le chef de projet d'un ensemble de modifications et/ou commentaire

 

Avis sur le projet

Le DPO  peut à tout moment de l'échange émettre un avis sur le projet et le faire évoluer au fur et mesure de la collecte d'information.

Les avis possibles sont : Favorable, Dévavorable ou En attente de clarification 

Clôture d'une fiche projet

Une fois l'échange entre le DPO et le chef de projet terminé, le DPO peut clôturer le projet.

La fiche projet Privacy by Design passe alors en statut clôturé. 

Demande d'exercice de droit

Gestion des entités concernées :

Des améliorations ont été apportées à la gestion des entités concernées par la demande :

• Lors du démarrage du traitement de la demande, il est désormais possible d'apporter des précisions aux actions qui seront transmises aux autres entités concernées par la demande.

• Les autres entités concernées par la demande dispose d'un accès en lecture seule à celle-ci. Nous avons ajouté une mention pour préciser l'entité responsable de la demande.

Suspension du délai de traitement

Lorsque le traitement de la demande d'exercice de droit nécessite la fourniture d'informations complémentaires, le délai de traitement de la demande est suspendu le temps de la réception de ces informations. 

Lorsque vous réalisez une demande d'informations complémentaires, le statut de la demande d'exercice de droit passe à l'état "en attente d'informations". La date d'échéance est alors suspendue jusqu'à ce que vous démarriez le traitement de la demande.

• Demande d'informations complémentaires

• La demande est suspendue dans l'attente de la reprise du traitement de la demande

• La date d'échéance est alors mise à jour à la reprise du traitement

Liste des demandes d'exercice de droit 

Personnalisation des colonnes

De nouvelles informations peuvent être ajoutées à la liste des demandes d'exercice de droit :

• Typologie : Collaborateur, Client, ...
• Demande complexe
• Origine de la demande : Personne concernée, autorité, ...
• Canal : Courrier, Formulaire, ...

Ces informations sont disponibles via la personnalisation de la vue d'affichage du tableau (roue crantée présente à droite de la ligne d'entête du tableau).

 

Vues métiers préfiltrées

Pour faciliter votre recherche de demande d'exercice de droit, nous avons ajouté dans la zone de filtre un ensemble de vues métiers préfiltrées :

• Les nouvelles demandes
• Les demandes complexes
• Les demandes en attente d'information
• Les demandes en cours
• Les demandes en attente de réponses
• Les demandes arrivant à échéance

Chacune de ces vues a été optimisée en termes de filtres et de tris pour répondre au mieux à votre besoin métier.  

Evolution de l’export Excel (.xlsx)

L'export Excel (.xlsx) a été mis à jour et prend en compte les nouveaux champs disponibles dans la liste des demandes d'exercice de droit.   

Questionnaires

Modèles de questionnaires Data Legal Drive

Nous avons amélioré la mise à disposition de nos modèles de questionnaires dans cette nouvelle version. 

Les modèles de questionnaires proposés par Data Legal Drive étaient jusqu'à présent mis à disposition dans votre interface avec l'ensemble de vos questionnaires. Il n'était pas toujours simple de les retrouver et de les utiliser. 

Nous avons revu ce fonctionnement et clarifier l'usage des modèles.

Nos modèles sont accessibles maintenant à la création d'un nouveau questionnaire :

 

En sélectionnant l'option "Depuis un modèle", vous pouvez préciser le titre de votre nouveau questionnaire et choisir le modèle que vous souhaitez utiliser :

Export / Import de questionnaires au format JSON

Une nouvelle fonction d'export et d'import de vos questionnaires au format json est désormais disponible. 

Elle vous permet notamment d'échanger entre vos entités des questionnaire.

Export d'un questionnaire

L'action d'export est disponible depuis la liste des questionnaire et/ou depuis un questionnaire ouvert en mode création (via les boutons "plus d'action" (...))

•  Depuis la liste des questionnaires :

• Depuis le mode création du questionnaire :

 

Import d'un questionnaire

La fonction d'import est disponible depuis l'action "Créer un nouveau questionnaire" : 

En choisissant cette option, il vous sera demandé de définir le nom du questionnaire que vous souhaitez créer et de sélectionner le fichier json que vous avez précédemment exporté. 

Catégories de questionnaire

Les catégories de questionnaire sont désormais modifiables même si le questionnaire est utilisé dans une campagne. 

Seuls les questionnaires utilisés dans un module métier (Cf. nouveau module Privacy by Design) ne peuvent pas être modifiés.

Améliorations diverses

• Paramétrage de la campagne : 
  Un rappel du nombre de destinataires a été ajouté au niveau de l'onglet destinataire de la campagne. Un pictogramme indique par ailleurs si des invitations restent à envoyer (des destinataires ont été ajoutés mais la campagne n'a pas été relancée).