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      Le module Administration pour partenaires

      Cet article est à destination des partenaires de Data Legal Drive. Il explique comment créer et organiser vos clients, vos entités et vos utilisateurs dans le module Administration.

      Table des matières

      Accéder au module Administration

      1. Cliquez sur le sélecteur d'entité et sélectionnez votre entité de travail si besoin de changer

      2. Cliquez sur le sélecteur de produit, et sélectionnez Administration client

      3. Le module Administration s’ouvre. Son menu vous permet de créer et gérer vos Clients, vos Entités et vos Utilisateurs.

      Concernant l’ordre de création :

      • Il faut commencer par créer au moins un client.

      • Vous pouvez ensuite créer soit les entités soit les utilisateurs qui seront rattachés à ce client, selon vos préférences.

      Les clients

      Un client peut être, par exemple, une holding, une maison-mère, ou toute autre structure principale. Une ou plusieurs entités lui seront attachées par la suite.

      Créer un client

      Pour créer un client :

      1. Dans le menu Administration, cliquez sur Clients.

      2. Cliquez sur le bouton Nouveau client.


      3. Saisissez le nom du client et choisissez la durée de conservation des données personnelles. Cliquez sur Sauvegarder. Le client est créé.

      Organiser les entités d'un client

      Une fois que vous avez ajouté des entités à un client (voir Les entités ci-dessous), l’organisation, ou la hiérarchisation, de ces entités permet de définir comment les documents et les référentiels seront partagés entre elles.

       

      Pour organiser les entités d'un client :

      1. Dans le menu Administration, cliquez sur Clients. La liste des clients s’affiche.

      A noter que si vous avez beaucoup de clients, la liste peut mettre un certain temps à charger. Vous pouvez aussi utiliser la loupe pour chercher un client.

       

       

      2. Cliquez sur le nom d’un client. La page du client s’ouvre. L’onglet Entités contient la liste de toutes les entités rattachées à ce client.

      Vous pouvez basculer vers le back office Administration client en cliquant sur l’icône rouge “configuration”. Pour en savoir plus sur ce back office, voir Configurer les utilisateurs et les rôles.

       

      *

      3. Pour ajouter une entité à la hiérarchie, cliquez sur le bouton Ajouter dans l’organisation. Répétez cette étape pour chaque entité concernée. Les entités sont ajoutées au niveau directement en-dessous du client, c’est à dire au niveau n-1.



      • Si vous ne souhaitez pas que les documents et référentiels soient partagés avec une entité donnée, ne l’ajoutez pas à l’organisation (cas de “Filiale 3” dans la capture ci-dessus).

      • Si vous souhaitez partager uniquement les référentiels mais pas les documents, cliquez sur l’onglet Paramètres. Puis désactivez le paramètre Héritage du référentiel document par défaut ? en sélectionnant Non.

      Pour en savoir plus sur le partage, voir Le partage de documents et de référentiels.

       

      4. Une fois que toutes les entités concernées ont été ajoutées à l’organisation, vous pouvez créer une hiérarchie en déplaçant les entités à différents niveaux. C’est cette hiérarchie qui déterminera comment le partage de documents et de référentiels s’opérera. Pour ce faire, pour chaque entité, cliquez sur le bouton Réordonner, sélectionner le nouveau parent de l’entité dans la liste déroulante, et cliquez sur Confirmer.

       

       

      Vous pouvez enlever une entité de l’organisation en cliquant sur l’icône “-”.

       

      Les entités

      Les entités sont les entreprises, divisions, filiales, etc. qui seront rattachées à un client.

      Un client doit toujours avoir au moins une entité.

      Afin de pouvoir choisir le client auquel appartiendra l’entité, vous devez créer le client avant de créer l’entité (voir Les clients ci-dessus).

       

      Pour créer une entité :

      1. Dans le menu Administration, cliquez sur Entités.

      A noter que si vous avez déjà des entités, la liste peut mettre un certain temps à charger.

       

      2. Cliquez sur le bouton Ajouter une entité.

       

      3. La boîte de dialogue Ajouter une entité s’ouvre. Les 3 premiers champs sont obligatoires.

      Gagnez du temps ! Le numéro de SIRET n’est pas obligatoire mais si vous le saisissez (sans espaces), la raison sociale ainsi que l’adresse du siège sociale seront remplies automatiquement.

       

       

      CHAMPS

      DESCRIPTION

      Raison sociale de l’entité

      Saisissez la raison sociale de l’entité.

      Choix du modèle d’entité

      Un modèle d’entité est un ensemble de types de traitements préétabli par secteur d’activité. Dans la liste déroulante, choisissez votre secteur ou un secteur qui s’en rapproche afin d’obtenir une liste de traitements adaptée à votre activité.

      Modèles d’entités actuellement disponibles :

      • Modèle de conformité CCAS

      • Modèle de conformité Collectivités locales

      • Modèle de conformité EHPAD

      • Modèle de conformité EMS Privé

      • Modèle de conformité EMS Public

      • Modèle de conformité enseignement

      • Modèle de conformité HOSPITALIER

      • Modèle de conformité immobilier

      • Modèle de conformité santé général

      • Modèle de conformité SDIS

      • Modèle de conformité standard

      • Modèle de conformité Standard 4.0 (light)

      • Modèle de conformité Standard 4.0 (étendu)

      • Standard compliance template

      Client

      Dans la liste des clients, sélectionnez celui auquel appartient l’entité.

      Saisir le numéro de SIRET :

      Ce numéro est facultatif.

      Remplissez le numéro sans espaces !

      Adresse du siège social

      Vous pouvez complétez l’adresse du siège social de l’entité.

       

      Le numéro de SIRET et l’adresse pourront être complétés plus tard, soit depuis ce module, soit depuis la page Personne morale de l’entité (Annuaire > Personne morale).

       

      4. Cliquez sur Créer l’entité. La page de la nouvelle entité s’ouvre.

      Etant donné que chaque modèle comprend un grand nombre de traitements, la création de l’entité peut prendre un certain temps.

       

      5. Cliquez sur l'onglet Affichage des fonctionnalités. C’est ici que vous pouvez décider quelles rubriques seront accessibles à l’entité. Par défaut, toutes les rubriques sont activées. Cliquez sur les boutons radio de votre choix pour les désactiver. Par exemple, si vous ne souhaitez pas qu’une entité ait accès à la documentation pratique, passez la rubrique Documentation pratique et juridique à Non.

       

      6. Vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier les informations afin de modifier la raison sociale, le numéro de SIRET ou l’adresse de l’entité.

      Les utilisateurs

      Les utilisateurs sont les personnes qui auront un accès aux différentes entités.

      Ce chapitre explique comment créer les utilisateurs et attribuer les rôles existants à ces utilisateurs à travers le module Administration. Cependant, il vous est aussi possible d’effectuer ces opérations dans le back office Administration client. D’autre part :

      • Si vous souhaitez créer des nouveaux rôles ou modifier les permissions de rôles existants, vous devez obligatoirement utiliser le back office Administration client.

      • Vous pouvez créer un utilisateur qui sera Administrateur client et qui pourra ainsi lui-même créer les utilisateurs et les rôles dans les entités du client. Il pourra aussi affecter ces rôles aux utilisateurs. Pour ce faire, lors de la création de l’utilisateur, vous devez choisir le Type Administrateur Client (voir le tableau ci-dessous).

      Pour en savoir plus sur le back office Administration client, consulter l’article Configurer les utilisateurs et les rôles.

      Créer un utilisateur

      Pour créer un utilisateur :

      1. Dans le menu Administration, cliquez sur Utilisateurs.

      2. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.

       

      3. La boîte de dialogue Ajouter un utilisateur s’ouvre. Compléter les informations :

       

      CHAMPS

      DESCRIPTION

      Prénom, Nom et E-mail

      Ces trois champs sont obligatoires.

      Client

      Le choix d'un client auquel l’utilisateur sera rattaché est obligatoire. Sélectionnez le client dans le menu déroulant.

      Type appliqué

      Administrateur client : Ce type d’utilisateur aura accès au back office, où il pourra créer des utilisateurs et des rôles, et attribuer ces rôles aux utilisateurs dans toutes les entités dont il a la charge. Pour en savoir plus, voir Configurer les utilisateurs et les rôles.

      Utilisateur : Ce type d’utilisateur à un accès “standard” au logiciel RGPD mais pas au Back office.

      Démo : L’utilisateur n’aura accès au logiciel que pour une période donnée. Ce type est à utiliser notamment pour les prospects. Il ne donne pas accès aux exports ni à la documentation.

      Fonction et Entreprise

      Vous pouvez saisir la fonction de l’utilisateur et le nom de son entreprise, qui peut être différent du nom de son entité.

       

      4. Cliquez sur Créer l’utilisateur. La page du nouvel utilisateur s’ouvre. En même temps, l'utilisateur reçoit un courriel lui permettant d’activer son compte :

      • Si l’utilisateur s’authentifie par SSO, le courriel lui permet d’activer son compte directement.

      • Si l’utilisateur accède à l’entité avec un mot de passe, le courriel lui permet d’en créer un et ainsi d’activer son compte.

      Si un utilisateur a oublié son mot de passe, vous pouvez lui en renvoyer un en cliquant sur le bouton Nouveau mot de passe (il peut aussi le faire lui-même depuis la page de login en cliquant sur J’ai oublié mon mot de passe).

      Si un utilisateur fait 5 tentatives de connexion infructueuses son compte est automatiquement désactivé. Le bouton Activer le compte vous permet de lui envoyer un courriel lui permettant de créer un nouveau mot de passe et ainsi de réactiver son compte.

       

       

      5. À tout moment vous pouvez :

      • Désactivez le compte de l’utilisateur en cliquant sur le bouton Désactiver le compte.

      • Modifier les informations de l’utilisateur en cliquant sur le bouton Modifier les informations.

      • Supprimer l’utilisateur en cliquant sur la corbeille.

      • Voir la liste de tous les utilisateurs en cliquant sur le bouton Tous les utilisateurs.

      Il faut maintenant attribuer un rôle à l’utilisateur.

      Attribuer un rôle à un utilisateur

      Pour qu’un utilisateur puisse accéder à une entité, il faut qu’il ait au moins un rôle dans cette entité.

      Pour en savoir plus sur les rôles, consulter l’article Configurer les utilisateurs et les rôles.

       

      Pour attribuer un rôle à un utilisateur :

      1. Dans le menu Administration, cliquez sur Entités.

      2. Cliquez sur l’entité auquel vous souhaitez donner l'accès à l'utilisateur.

      3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur et sélectionnez l’utilisateur.

       

      4. Dans la colonne Rôle, cliquez sur la liste déroulante et choisissez un ou plusieurs rôles. Puis cliquez sur Confirmer.

       

      5. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque entité à laquelle vous souhaitez donner un accès.

      Si vous devez créer un grand nombre d’accès, nous recommandons l’utilisation du back office Administration client.