Gestion de documents
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      La gestion des documents

      Cet article décrit de manière globale et détaillée la gestion des documents dans le logiciel RGPD.

      Table des matières

       

      Les documents jouent un rôle central dans votre conformité RGPD. Le logiciel RGPD structure la gestion de vos documents en vous permettant de les ajouter, de les catégoriser, de les attacher ou détacher, de les mettre à jour, de les supprimer ou de les partager.

      Vous pouvez aussi visionner le webinaire sur Le principe d'Accountability. Il revient sur les notions générales et comment assurer son accountability à travers les différents modules du logiciel RGPD.

      Notez que certaines fonctionnalités ont pu évoluer depuis l’enregistrement du webinaire. Les informations dans cet article sont plus récentes.

      L’approche documentaire

      La gestion des documents avec le logiciel RGPD se passe sur trois niveaux qui sont liés entre eux.

      Il existe deux façons de travailler avec les documents :

      • A partir du module Accountability (niveau 1).

      • A partir des éléments (niveau 2), par exemple les traitements.

      • A partir des réponses dans les éléments (niveau 3).

      Votre manière de travailler dépendra de votre rôle dans l'entité, de l’organisation de cette entité, et de vos préférences personnelles.

      Cet article décrit les deux approches. Vous pouvez passer de l’une à l’autre facilement et de manière fluide.

      Gérer vos documents à partir de Accountability

      Le module Accountability est le cœur de votre système documentaire.

      Vous pouvez y stocker les documents dont vous aurez besoin pour justifier les informations saisies dans les différentes parties du logiciel.

      Vous pouvez ajouter des documents sous forme de fichiers, ou bien ajouter des liens externes qui pointent vers les documents.

      Une fois le document ajouté, vous pouvez attacher le document à des éléments tels des traitements, ou à des réponses spécifiques dans un élément.

      Le remplacement ou la suppression d'un document dans Accountability se répercute dans les éléments ou les réponses auxquelles le document est attaché. Ainsi, l'application vous demandera toujours de confirmer votre action.

       

      Pour gérer vos documents à partir du module Accountability :

      1. Dans la barre latérale, cliquez sur Accountability. Le module s’ouvre avec la liste des catégories standards.

      Page Accountability

      Les catégories vous permettent d’organiser vos documents afin de pouvoir les retrouver facilement. Il existe 2 grands ensembles de catégories : les Documents juridiques et les Doc. techniques & organisationnels. Il vous est aussi possible de créer vos propres catégories.

      2. Pour choisir le dossier dans lequel vous stockerez un nouveau document, vous pouvez :

      • Sélectionnez Documents juridiques ou Doc. techniques & organisationnels, puis cliquez sur une catégorie.

      • Créez une catégorie personnalisée : cliquez dans le champ Ajouter une nouvelle catégorie, saisissez le nom de la catégorie, et cliquez sur le bouton Ajouter.

      3. Cliquez sur le lien Ajouter un document. Une fenêtre s’ouvre.

      4. Pour ajouter un document :

        • Importez un fichier en cliquant dans la zone dédiée ou via un glissé-déposé. Le champ Nom du document correspondra au nom du document importé. Si nécessaire, ajoutez un commentaire.

      Une fois qu'un document a été ajouté au module Accountability, il n’est plus possible de modifier son nom. Si vous souhaitez utiliser un nom de document différent, il faut modifier le nom du fichier avant de l’ajouter dans Accountability.

        • Ajoutez un document sous forme de lien. Cliquez sur Lien Externe. Dans le champ Lien, saisissez un URL. Dans le champ Nom du document, saisissez le nom du document. Si nécessaire, ajoutez un commentaire.

      5. Cliquez sur le bouton Ajouter le document. Le document est ajouté au module Accountability.

      6. Pour retrouver le document, cliquez sur sa catégorie ou bien utilisez le champ Rechercher un document. Le document est affiché à droite.

      Accountability - Rechercher un document

      7. Pour effectuer d’autres actions, cliquez sur le nom du document. La fenêtre du document s’ouvre.

      Accountability - Document - Effectuer une action

      Cette fenêtre vous permet d'effectuer les actions suivantes :

      ACTION

      COMMENT FAIRE

      Attacher un document à un élément

      Cliquer sur l'élément (p. ex. Traitements attachés) pour le développer. Puis cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l'élément, et cliquez sur Attacher (le document apparaît maintenant aussi dans l'élément, par exemple dans la rubrique Statut et documentation d’un traitement).

      Détacher un document d’un élément

      Cliquez sur Détacher.

      L’action de détacher ne supprime pas le document dans le module Accountability.

      Changer une catégorie

      Cliquez sur le champ Catégorie et sélectionnez une autre catégorie.

      Télécharger un document

      Cliquez sur le bouton Télécharger.

      Modifier un lien externe

      Cliquez sur le bouton Modifier le lien, modifiez l’URL et cliquez sur le bouton Modifier.

      Modifier les commentaires

      Cliquez sur l’icône du crayon et saisissez ou modifiez le commentaire.

      Remplacer un document avec une nouvelle version

      Cette action remplace le document dans tous les éléments et réponses auxquels il est attaché.

      Cliquez sur le bouton Remplacer le fichier, cliquez sur Choisir un nouveau fichier, sélectionnez le fichier et cliquez sur Confirmer.

      Le document garde son nom d’origine, même si le nouveau document a un nom différent.

      Supprimer un document

      Cette action supprime définitivement le document du module Accountability et de tous les éléments et réponses auxquels il est attaché.

      Cliquez sur la corbeille. Si le document est attaché à au moins un élément ou réponse, un message vous en avertit.


      Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression du document.

       

      Remarque : Si un document a été partagé par une maison mère avec ses filiales, ces dernières ne peuvent pas remplacer le fichier, modifier le lien externe, changer la catégorie du document, ou supprimer le document.

      Pour en savoir plus, voir Partager les documents avec les filiales plus loin.

      Attacher des documents

      Un document peut être attaché à un élément, ou à une réponse dans un élément.

      Attacher un document à un élément :

      “Élément” est un mot générique qui recouvre les traitements, les logiciels, les tiers, les actions, les violations de données, les analyses d’impact (PIA) et les projets. Pour expliquer comment attacher un document à un élément, nous utiliserons l’exemple d’un traitement.

       

      Attacher un document à un traitement :

      1. Dans la barre latérale, cliquez sur Traitements.

      2. Ouvrez le traitement et rendez-vous sur la rubrique Documentation (voir Créer un traitement conforme à l'Article 30).

      2. Sous la section Documentation, cliquez sur le lien Ajouter un document.

      Traitements - Fenetre - Ajouter un document

      3. Effectuez une des trois actions suivantes :

      • Pour ajouter un nouveau document qui n’est pas encore dans le module Accountability, complétez les champs pour un Nouveau document (voir Pour gérer vos documents à partir du module Accountability plus haut). Vous devez sélectionner une catégorie. Puis cliquez sur Ajouter le document.

      • Pour ajouter un nouveau lien externe qui n’est pas encore dans le module Accountability, cliquez sur Lien externe puis complétez les champs (voir Pour gérer vos documents à partir du module Accountability plus haut). Vous devez sélectionner une catégorie. Puis cliquez sur Ajouter le document.

      • Si le document se trouve déjà dans le module Accountability, cliquez sur Accountability. Retrouvez le document en cliquant sur le champ Dossier ou saisissez le nom du document dans le champ Rechercher un document. Lorsque le document s’affiche, cliquez sur le bouton Attacher (si le bouton est grisé, cela signifie que le document est déjà attaché à l'élément en question).

      Traitements - Fenetre - Ajouter un document - Onglet Accountability

      4. Le document s’affiche sous la section Documentation.

      Remarque : Lorsque vous attachez un nouveau document à un élément, il est simultanément ajouté au module Accountability. En cliquant sur le nom du document, vous pouvez ouvrir la page du document dans Accountability et effectuer différentes actions (voir Pour gérer vos documents à partir du module Accountability plus haut).

      Attacher un document à un autre type d'élément :

      Pour attacher un document à un logiciel, un tiers, une action, une violation de données, une analyse d’impact (PIA) ou un projet, suivez la même approche que pour un traitement décrite ci-dessus. Ci-dessous, découvrez les différents chemins d'accès.

      Ajouter un logiciel

      Chemin d'accès : Référentiels > Logiciels > Sélectionnez un logiciel > Onglet Lien.

      Ajouter un tiers

      Chemin d'accès : Référentiels > Tiers > Sélectionnez un tiers > Onglet Documents > Ajouter un document.

      Ajouter une action

      Chemin d'accès : Pilotage > Actions > Sélectionnez une action > Onglet Documents > Ajouter un document.

      Ajouter une nouvelle violation

      Chemin d'accès : Violations > Sélectionnez une violation > Rubrique Documents > Ajouter 

      Ajouter un nouveau PIA 15

      Chemin d'accès : Analyses d'impact > Sélectionnez un PIA > Onglet Documents > Ajouter un document.

      Ajouter une nouvelle Privacy by design

      Chemin d'accès : Pilotage > Privacy by design > Sélectionnez un projet > Rubrique Documents > Ajouter.

      Attacher un document à une réponse

      Vous pouvez attacher un document à une réponse :

      • Dans la rubrique Droits des personnes, d'un traitement (cochez une réponse pour pouvoir y associer un document).
      • Dans l'onglet Contenu d'un logiciel.

       

      Remarques :

      • Le document est simultanément attaché à l'élément global (p. ex. pour un traitement, il se retrouve dans la rubrique Documentation).

      • Les nouveaux documents sont également ajoutés au module Accountability.

       

       

      Détacher des documents

      Vous pouvez détacher les documents des éléments et des réponses.

      Lorsque vous détachez un document, il n’est pas supprimé dans le module Accountability.

      Détacher un document d’un élément

      Pour expliquer comment détacher un document d’un élément, nous utiliserons l’exemple d’un traitement.

       

      Pour détacher un document d'un traitement :

      1. Ouvrez le traitement et aller à la rubrique Documents (voir Créer un traitement conforme à l'Article 30).

      2. Dans la liste des documents, cliquez sur le lien “Détacher”.

      3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l'icone Détacher. 

       

      Si le document est attaché à une ou plusieurs réponses dans le traitement, le message dans la fenêtre vous en avertit. Si vous détachez le document du traitement, il sera aussi détaché des réponses dans ce traitement.

      Pour détacher un document d’un autre type d'élément :

      Pour détacher un document d'un logiciel, d'un tiers, d'une action, d'une violation de données, d'une analyse d’impact (PIA) ou d'un projet, suivez la même approche que pour un traitement décrite ci-dessus. Pour retrouver l’icône “détacher” dans chaque élément, voir les captures d'écrans dans Pour attacher un document à un autre type d'élément plus haut.

      Détacher un document d’une réponse

      Lorsque vous détachez un document d’une réponse, vous pouvez soit le détacher uniquement de la réponse, soit le détacher de l'élément tout entier. Pour expliquer, nous utiliserons l’exemple de la rubrique Droits des personnes.

       

      Pour détacher un document d’une réponse dans la rubrique Droits des personnes :

      1. Ouvrez un traitement et aller à la rubrique Droits des personnes (voir Compléter un traitement en mode Étendu).

      2. Cliquez sur l’icône “détacher” du document que vous souhaitez détacher. Une fenêtre s’ouvre.

      3. Effectuez l’une des deux actions suivantes :

      • Soit sélectionnez Détacher de la réponse pour détacher le document de cette réponse uniquement.

      • Soit sélectionnez Détacher du traitement pour détacher le document de tout le traitement, c’est-à-dire de la rubrique Documentation et de toutes les autres réponses éventuelles. Si le document est effectivement attaché à d’autres réponses dans le traitement, un message dans la fenêtre indiquera combien.

      4. Cliquez sur le bouton Détacher.

       

      Pour détacher un document d’un autre type de réponse :

      La procédure générale est la même pour tous types de réponses.

      Partager les documents avec les filiales

      Cette fonctionnalité ne concerne que les entités mères et leurs filiales ayant mis en place une arborescence d'entités avec les administrateurs de Data Legal Drive.

      Les fonctionnalités décrites dans ce paragraphe permettent aux entités mères de décider comment elles souhaitent partager les documents avec leurs filiales. Ainsi, une entité mère peut :

      • Demander désactivation ou l’activation du partage de documents par défaut

      • Outrepasser la configuration par défaut pour des documents individuels

      Configuration du partage par défaut

      La configuration du partage par défaut permet à une entité mère de décider si, lorsqu’elle ajoute un document à son entité, ce document sera partagé avec ses filiales.

      Par défaut, tous les documents sont partagés. Ce qui veut dire que lorsqu'une entité mère ajoute un document, il apparaîtra automatiquement et immédiatement dans le module Accountability de ses filiales, qui pourront l’attacher à leurs propres traitements et à d’autres types d'éléments (logiciels, etc.).

      Si vous voulez changer la configuration afin que les documents ne soient pas partagés par défaut avec vos filiales, merci de contacter le support DLD.

      Dans votre demande, indiquer si vous souhaitez ou non que le changement de configuration s’applique rétroactivement aux documents déjà partagés. Sachez que si vos optez pour un changement rétroactif, les documents en question seront détachés des traitements et autres éléments auxquels ils sont attachés dans vos filiales.

      De même, si vous demandez au support DLD de revenir à un partage de documents par défaut, spécifiez si vous souhaitez ou non que les documents qui n'étaient pas partagés jusqu’alors le soient.

      Toute nouvelle catégorie créée par une entité mère est automatiquement partagé avec ses filiales, indépendamment de la configuration du partage par défaut.

      Outrepasser la configuration par défaut

      Il est possible d’outrepasser la configuration par défaut pour les documents de votre choix. Cette possibilité peut être intéressante par exemple, si vous souhaitez partager la plupart de vos documents avec vos filiales, mais pas tous. Elle permet aussi de ne pas partager un document à l’instant où il est ajouté à l’entité mère, mais seulement plus tard.

       

      Pour outrepasser la configuration par défaut :

      1. Dans la barre latérale, cliquez sur Accountability.

      2. Pour rechercher le document, saisissez le nom du document dans le champ Rechercher un document, ou bien cliquez sur la catégorie où il se trouve. Le document s’affiche à droite.

      3. Cliquez sur le document afin d’ouvrir sa fenêtre.

      4. Cliquez sur le bouton Désactiver le partage avec les filiales / Activer le partage avec les filiales (le libellé dépendra de la configuration actuelle du partage par défaut).

      Lorsque vous désactivez le partage d’un document avec vos filiales, et si ce document était attaché à un traitement ou à un autre élément dans un ou plusieurs filiales, le document en sera détaché. Si vous réactivez le partage, le document réapparaîtra dans le module Accountability des filiales, mais les anciens liens avec les éléments ne seront pas restaurés.

       

      5. Un message s’affiche, vous rappelant que le document est peut-être attaché à un traitement validé ou archivé dans une de vos filiales. Pour confirmer malgré tout votre choix, cliquez sur Désactiver / Activer (le libellé dépendra de la configuration actuelle du partage par défaut).

      Message lorsque le partage de fichier est activé

      Contraintes pour les filiales

      Dans le cas de documents partagés par une entité mère, les filiales ne peuvent pas :

      • remplacer ces documents (fichiers)

      • modifier ces liens externes

      • changer la catégorie de ces documents

      • supprimer ces documents.

      Lorsqu’une filiale ouvre la page d’un document partagé par son entité mère, le message ci-dessous s’affiche :