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Menu Annuaire & Administration Client : cet article vous propose un cadre pour dérouler les étapes de configuration et d'utilisation de votre logiciel RGPD de DLD.
Généralités
L’ordre présenté dans cet article est la plus logique dans la plupart des cas. Cependant, selon l’organisation et la taille de votre structure, il se peut que vous trouviez qu’un ordre légèrement différent soit plus pertinent.
- Étape 1 : Créer la personne morale
- Étape 2 : Faut-il désigner un DPO ?
- Étape 3 : Créer les utilisateurs
- Étape 4 : Attribuer les rôles aux utilisateurs
- Étape 5 : Créer les directions et y affecter les utilisateurs
- Étape 6 : Créer les référentiels
- Étape 7 : Créer les traitements
- Étape 8 : Générer un registre
Certaines étapes comprennent un lien vers un article plus complet.
Pour une courte explication des termes fréquemment utilisés dans nos guides et dans ce logiciel, vous pouvez aussi consulter le glossaire.
Il faut toujours commencer par créer la personne morale.
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Dans la barre latérale, cliquez sur Entité > Personne morale
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Complétez le formulaire.
- Si votre entité possède plusieurs activités, ajoutez-les une à une dans le champ Nouvelle activité. Vous pourrez ainsi générer un registre séparé pour chacune d’entre elles.
Étape 2 : Faut-il désigner un DPO ?
Toutes les personnes morales ne nécessitent pas forcément un DPO. Au travers de quelques questions et rappels sur les règles RGPD, ce questionnaire vous aidera à prendre la bonne décision.
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Dans la barre latérale, cliquez sur Entité > DPO.
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Complétez le questionnaire.
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Si vous nommez un DPO, saisissez ses coordonnées.
Étape 3 : Créer les utilisateurs
Les utilisateurs du logiciel RGPD sont créés dans le back office.
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Pour accéder au back office, dans le menu de bascule produit en haut à gauche, sélectionnez Administration client.
2. Dans le menu Administration client, sélectionnez Utilisateurs.
En savoir plus : Configurer les utilisateurs et les rôles.
Étape 4 : Attribuer les rôles aux utilisateurs
Un utilisateur doit avoir au moins un rôle pour pouvoir accéder au logiciel RGPD. Un rôle est un ensemble de permissions permettant à un utilisateur d’effectuer des tâches spécifiques dans une ou plusieurs entités, telles que créer ou éditer des traitements, éditer des référentiels, etc. Le logiciel RGPD est livré avec 6 rôles prédéfinis. Vous pouvez les utiliser tels quels, les modifier, ou en créer d’autres.
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Pour accéder au back office, dans le menu de bascule produit en haut à gauche, sélectionnez Administration client.
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Dans le menu Administration client :
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Sélectionnez Rôles afin de créer ou modifier des rôles.
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Sélectionnez Attribution pour attribuer les rôles aux utilisateurs.
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En savoir plus : Configurer les utilisateurs et les rôles.
Étape 5 : Créer les directions et y affecter les utilisateurs
Les directions permettent de restreindre l’accès des utilisateurs à certains traitements. Pour ce faire, on assigne les utilisateurs et les traitements à une ou plusieurs directions. Lorsqu’un traitement et un utilisateur sont assignés à la même direction, l’utilisateur a accès à ce traitement (le type d’accès : ajouter, mettre à jour, supprimer, etc., sera fonction de ses permissions.)
La permission “Voir les traitements toutes directions confondues” donne accès à tous les traitements sans avoir à affecter l’utilisateur à des directions.
Une fois que vous avez créé ou activé une direction, vous pouvez y affecter des utilisateurs. Plus tard, lorsque vous créerez vos traitements, vous pourrez aussi les lier à ces directions.
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Dans la barre latérale, cliquez sur Entité > Directions affectées.
En savoir plus :
Étape 6 : Créer les référentiels
Les référentiels servent à stocker des informations sur les sites, les services, les contacts, les domaines, les tiers et les logiciels. Ces éléments peuvent ensuite être facilement récupérés et associés à des traitements.
Tous les référentiels sont construits sur le même principe. Cependant, la quantité d'informations que vous pouvez saisir dans chaque référentiel varie fortement. Par exemple, le référentiel des logiciels contient plusieurs onglets dont les champs vous permettent de saisir de nombreuses informations, alors que pour créer un domaine il suffit de lui donner un nom.
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Les services, les contacts et les domaines doivent être ajoutés à leurs référentiels respectifs avant la création de vos traitements.
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Les sites, les tiers et les logiciels peuvent être ajoutés à vos traitements pendant leur création, mais vous gagnerez du temps si vous les ajoutez à leurs référentiels respectifs en amont.
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Dans la barre latérale, cliquez sur Référentiels et sélectionnez-en un.
Étape 7 : Créer les traitements
Les traitements sont au cœur du RGPD. L’interface vous permettra de vous assurer que vos traitements sont conformes.
Le logiciel RGPD est livré avec une gamme de traitements prédéfinis spécialement conçus pour votre secteur d’activité. Pour les éditer vous devez d’abord les activer (un traitement inactif n’apparaît pas dans le registre).
Vous pouvez aussi créer vos propres traitements.
Si vous avez spécifié plusieurs activités lors de la création de votre personne morale (dans l'Étape 1), elles apparaîtront dans la rubrique Identification de votre traitement, dans la zone Activité au sein de l’entité (en mode Article 30 il faut cliquer sur la zone pour l’activer). En sélectionnant une de ces activités, vous pourrez générer un registre séparé pour chacune d’entre elles.
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Dans la barre latérale, cliquez sur Traitements.
Le registre de vos traitements est conçu pour montrer pourquoi et comment les données personnelles sont traitées par votre entité.
Vous pouvez filtrer un registre par Responsable/Sous-traitant, par mode (Article 30/Étendu), par domaine(s), par statut(s), par période, ou par activité (si votre entité a plusieurs d’activités).
Vous pouvez ensuite télécharger le registre sous forme d’un document pdf ou Excel.
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Dans la barre latérale, cliquez sur Registre.
