Organisation / Gestion multi entité
      Revenir à l'accueil
      1. Centre d'aide
      2. DLD RGPD
      3. Organisation / Gestion multi entité

      La fonctionnalité "Arborescence"

      La mise en place d'une arborescence a pour but de faire hériter simplement des informations issues de vos référentiels, vos modèles de traitement et vos questionnaires.

       

      L'arborescence sur la plateforme Data Legal Drive vous permet de mettre en base un socle commun d'éléments émis depuis une entité mère et utilisable par l'ensemble des entités filles. 

      Cela représente également un gain de temps conséquent pour la mise à jour des éléments de ce socle commun. 

       

      L'arborescence sur la plateforme doit être mise en place dans une idée de facilitation de l'héritage des informations et peut donc différer de l'organisation de votre entreprise. 

      Sommaire


      Généralités

      Une entité mère peut partager les éléments suivants avec ses filles:

      • Le référentiel "Logiciels"

      • Le référentiel "Tiers"

      • Le référentiel "Sites"

      • Le référentiel "Matériels" 
      • Les "Questionnaires" au statut "Publié"
      • Le référentiel "Catégories de données"
      • Les documents répertoriés dans votre module "Accountability"
      • Les modèles de traitement

      L'héritage des référentiels "Services" et "Contacts" peut être activé par votre CSM, mais les éléments créés avant l'activation ne seront pas hérités. 

      Le référentiel "Domaines" ne peut être hérité.

      Règles de partage 

      Une fois cette arborescence établie, lorsqu'un document, un référentiel ou une fiche de référentiel est ajouté à l’entité "Mère", l'élément apparaitra automatiquement dans l'entité "Fille".

      Pour les documents ajoutés au module "Accountability", au référentiel "Catégorie de données" et les modèles de traitement, vous pourrez choisir ceux qui doivent être hérités en activant l'option d'héritage au niveau de ce dernier. 

      Vos questionnaires présents dans l'entité "Mère" ne seront hérités qu'une fois qu'ils seront au statut "Publié". 

       

      Le partage se fait toujours du haut vers le bas : Si vous ajoutez un document ou un référentiel à une entité de niveau N-1, celui-ci est partagé avec les entités de niveau N-2 qui lui sont rattachés. Il n’est pas partagé avec le niveau N.

      Le partage ne se fait jamais de manière horizontale : Si vous ajoutez un document ou un référentiel à une entité de niveau N-1, il n’est pas partagé avec les autres entités de niveau N-1.

      Voir le schéma ci-dessous.

       

      À l'exception des éléments pour lesquels vous pouvez choisir d'activer spécifiquement l'héritage (Documents, référentiel "Catégories de données" et "Modèle de traitement), tous les éléments sont automatiquement hérités par vos entités "Filles". 

      À noter qu'il n'est pas possible de choisir les entités réceptrices de ces éléments. Chaque entité placée en dessous de l'entité "Mère" recevra ces éléments. 

      Droits d’accès des filles

      Lorsqu'une entité mère partage un document, un référentiel, un modèle de traitement ou un questionnaire, ses filles y ont accès en lecture seule. Plus précisément :

      Les filles peuvent :

      • visualiser les documents et les référentiels ;

      • utiliser un modèle de traitement pour créer un nouveau traitement 
      • diffuser un questionnaire via une campagne 

      • attacher des documents et des fiches de référentiels aux divers éléments (traitements, etc.) ;

      Les filles ne peuvent pas :

      • remplacer des documents, des fiches de référentiels, des modèles de traitement ou des questionnaires ;

      • les modifier ;

      • les supprimer ;

      • changer la catégorie d’un document ;

      Lorsqu'une entité "Fille" ouvre un élément hérité depuis l'entité "Mère", le message suivant s'affiche (exemple via une fiche "Logiciel") :

      Activation de l'héritage pour les documents, le référentiel "Catégories de données" et les modèles de traitement.

      Activation/désactivation de l'héritage pour vos documents"

      Pour gérer la propriété d'héritage d'un document, l'utilisateur doit disposer de la permission "Modifier la propriété d'héritage pour un document" dans le profil qui lui a été attribué. 

      Vous pouvez modifier les rôles de vos utilisateurs à tout moment depuis l'administration client.

      Pour chaque document, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver l'héritage vers les entités filles. 

      Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans votre "Accountability", puis sur le document concerné, puis de cliquer sur l'option "Activer le partage avec les entités filles".

      À noter que si le document est déjà hérité vers vos entités "Filles", cette option sera remplacée par "Désactiver le partage avec les filles".

      Activation/désactivation de l'héritage des catégories de données

      À l'image des documents, vous pouvez activer ou désactiver l'héritage de chaque catégorie de données présentes dans votre entité "Mère". 

      Pour cela, vous devez vous rendre dans le référentiel "Catégorie de données", puis cliquer sur la catégorie de donnée que vous souhaitez faire hériter. Et cliquer sur les trois petits points et enfin sur "Activer l'héritage".

      Si vous souhaitez désactiver l'héritage, il vous suffit de réaliser la même opération. Mais cette fois-ci, il vous faudra cliquer sur "Désactiver l'héritage".

      Activation/désactivation de l'héritage des Modèles de traitement

      Vous avez la possibilité de mettre en place vos propres modèles de traitement. En les créant depuis votre entité "mère", vous pouvez choisir de le faire hériter à vos entités filles. 

      Pour cela, vous avez deux options : 

      1. Dès la création du modèle, la plateforme vous offre la possibilité de la mettre à disposition de vos entités filles en cliquant sur l'icône qui se trouve tout en bas.
      2. Si votre modèle est déjà créé, cela devra se faire depuis le module de gestion des modèles de traitement. 
        Puis en cliquant sur le modèle de traitement concerné. Le même icône apparait, mais cette fois-ci au centre de votre écran. 

      À noter que seuls les modèles de traitement au statut "Publié" seront hérités par vos entités filles. Les autres ne seront accessibles que depuis votre entité mère, même si la fonctionnalité d'héritage a été activée.