Les nouveautés de la version 5.20

Découvrez nos dernières nouveautés apportées aux demandes d'exercice de droits.

Sommaire

• Demandes d'exercice de droits

  • Activation / Désactivation du fil de discussion

  • Accès au fil de discussion
  • Améliorations mineures sur le module

Demandes d'exercice de droits

Dans cette nouvelle version, nous vous donnons la possibilité d’interagir directement avec le demandeur sur un fil de discussion et d'échanges sécurisé. 

Cette fonctionnalité s'active depuis le menu Configuration.

Activation et Désactivation du fil de discussion

Pour rappel, le menu configuration du module de demandes d'exercice des droits est disponible au travers de l'icône "roue crantée" présente dans la barre de menu.

Au clic sur l'activation, il vous sera possible de paramétrer plusieurs éléments :

• Le nom du répondant :

Le nom de l'utilisateur Data Legal Drive sera visible de votre côté, mais pour le demandeur, celui-ci sera anonymisé en prenant le nom de l'entité paramétrée.

Par défaut, le nom du répondant sera : Support [Nom de votre entité]

• L'apparence : 

L'apparence permet de personnaliser avec un logo et une couleur principale.Il s'agit de la même personnalisation que pour les e-mails du module.

Le logo sera repris dans le haut de la page du fil de discussion, ainsi que la couleur principale.

La couleur sera reprise dans le bouton d'action de l'e-mail.

*

Lorsque le fil de discussion est activé, un bouton permettant d’accéder au fil de discussion est automatiquement ajouté dans tous les modèles d'e-mails du module des demandes d'exercice de droits. Il peut être désactivé au besoin pour chaque modèle.

Le texte du bouton est personnalisable pour chaque modèle d'e-mail. Par défaut, le texte renseigné est "Cliquez ici pour nous contacter".

Voici un exemple d'e-mail avec l'activation du fil de discussion :

Accès au fil de discussion

• Pour le demandeur :

Le demandeur peut accéder au fil de discussion en cliquant sur le bouton.

Le demandeur peut envoyer un message texte, une pièce jointe. Il pourra également éditer son message ou en supprimer. Les documents reçus sont automatiquement enregistrés sur la fiche de la demande. 

Le demandeur a accès à un récapitulatif de sa demande, avec ses informations, la nature de sa demande, et le statut de traitement.

Lorsque le demandeur envoie un message, le responsable de la demande est alors notifié par e-mail et dans l'application. Le demandeur est également notifié, lorsqu'il reçoit une réponse.

• Pour les responsables de la demande :

Côté plateforme, le fil de discussion est visible depuis un sous-menu disponible dans le traitement de la demande.

Le demandeur peut accéder à tout moment au fil de discussion en utilisant l'action disponible dans les emails qu'il a précédemment reçu.

Le fil de discussion associé au traitement d'une demande se désactive 90 jours à compter du moment où la demande passe en statut Terminé. (N.B. : La durée avant désactivation est pour le moment fixe)

Améliorations mineures

• Actions en cours - Lorsque vous souhaitez terminer le traitement de la demande, un message d'alerte s'affiche vous indiquant que des actions sont encore en cours. Il vous est tout de même possible de terminer le traitement de la demande. 
• Entités concernées - Lorsque vous ajoutez des entités concernées, si certaines n'ont pas configurées de destinataire(s) pour les notifications "Responsable des actions", une alerte s'affichera. Vous pourrez alors informer les entités en question que des actions vont être créées ou de configurer les notifications du module Demande d'Exercice de Droits.
• Responsable - Pour les demandes qui n'ont pas de responsables renseignés, l'utilisateur qui accuse réception est automatiquement ajouté comme responsable. La liste des responsables reste toujours éditable.