Les nouveautés de la version 5.7

A découvrir dans cette nouvelle version : partagez vos traitements au sein de vos entités, liez vos traitements à vos fiches projets privacy by design. Côté anticorruption, gérez les contacts de vos tiers en toute simplicité.

Sommaire

• RGPD

  • Partagez vos traitements au sein de vos entités

  • Revue visuelle de la fiche traitement (étape Statut et Documentation)

  • Lister les fiches projets privacy by design associées aux traitements 

  • Associer une fiche projet existante (privacy by design) à un traitement

  • Supprimer l'association entre un traitement et la fiche projet Privacy by Design

• Anticorruption

  • Gérer les contacts d'un tiers 

• Questionnaires

• Corrections d'anomalies

RGPD

Partagez vos traitements au sein de vos entités

Un traitement est désormais partageable au sein des entités d'un client.

Le traitement est accessible en lecture seule pour les entités réceptrices.

A la différence de la fonctionnalité de duplication d'un traitement qui rend le traitement dupliqué indépendant du traitement d'origine, un traitement partagé reste administré par l'entité émettrice et ces modifications sont appliquées sur la (ou les) entité(s) réceptrice(s) .

 

Pour l'entité Émettrice

Un traitement peut être partagé par le validateur du traitement, peu importe le statut du traitement, aux entités du client.

 

Il est possible de partager un traitement à une ou plusieurs entités - ou toutes au sein du client au travers de la fenêtre de paramétrage.

Il est aussi possible de rechercher une entité particulière à l'aide de la zone de recherche.

Une fois les entités sélectionnées, la fenêtre de paramétrage résume les entités sur lequel le partage sera effectif.

N.B. : Pour l'entité émettrice, il reste possible pour un traitement partagé de réaliser les différentes actions associées au traitement (duplication, archivage, désactivation, suppression, liaison à une PIA, DSR ou fiche violation).

Éléments du traitement partagés avec les entités réceptrices :

Tous les éléments du traitement sont partagés avec les entités sélectionnées, exceptés :

• Les Directions & Activités au sein de l'entreprise ( Step "Identification")
• L'étape Privacy by design,
• La documentation
• Les Remarques et les Actions,

 

Identifier les traitements partagés avec d'autres entités depuis la liste des traitements

Pour faciliter l'identification des traitements partagés avec d'autres entités, nous avons ajouté un icone au niveau du nom du traitement.

Un filtre est aussi disponible pour afficher uniquement les traitements partagés :

 

Pour l'entité Réceptrice

Le traitement partagé est affiché dans la liste des traitements mais également dans la vue Registre.

Identifier les traitements partagés par une autre entité depuis la liste des traitements

Pour faciliter l'identification des traitements partagés par une autre entité, nous avons ajouté un icône au niveau du nom du traitement.

Dans la liste des traitements, les différents filtres disponibles s'appliquent aux traitements partagés à l'exception du filtre "Domaine" et du filtre "Utilisateurs" (sauf si l'utilisateur existe dans l'entité réceptrice).

 

L'entité émettrice est indiqué dans le traitement reçu : 

Aucune action n'est possible sur un traitement partagé, à l'exception de la consultation du résumé de la saisie et du téléchargement des exports.

Éléments du traitement partagés par les entités émettrices :

Tous les éléments du traitement sont partagés avec les entités sélectionnées, exceptés :

• Les Directions & Activités au sein de l'entreprise ( Step "Identification")
• L'étape Privacy by design,
• La documentation
• Les Remarques et les Actions,

 

Revue visuelle de la fiche traitement (étape Statut et Documentation)

L'ergonomie de la fiche traitement a été adaptée au design de nos nouvelles interfaces. 

Les éléments de l'étape Statut et documentation d'un traitement ont ainsi été déplacés dans des rubriques dédiées pour une meilleure accessibilité.

Statut du traitement

Le statut du traitement est désormais disponible depuis l'entête du traitement au même niveau que les actions de changement de statut. Ces dernières s'adaptent en fonction du statut actuel du traitement.

Zone Remarques du traitement

La zone "Commentaires" du traitement devient "Remarques" et une étape à part entière de la fiche traitement.

Un composant de texte enrichi vous permettant de formater votre texte (gras/souligné/italique/, tableau, liste à puces ...) a remplacé la zone de texte précédemment existante.

Actions et Documents

Dans le menu de la fiche traitement, vous disposez maintenant d'un accès dédié au suivi de vos actions et aux documents que vous souhaitez associer au traitement (à l'identique de ce qui vous est déjà proposé dans les violations ou dans les fiches projets).

Lister les fiches projets privacy by design associées aux traitements 

Depuis un traitement,  vous pouvez  maintenant lister les fiches projets associées à vos traitements. Vous pouvez aussi associer une fiche projet existante depuis cette interface.

Associer une fiche projet existante (privacy by design) à un traitement

L'action "Ajouter" vous permet de sélectionner une fiche projet privacy by design précédemment créée pour l'associer au traitement

Supprimer l'association entre un traitement et la fiche projet Privacy by Design

Depuis la liste des fiches projets privacy by design associées au traitement, vous avez la possibilité de supprimer l'association entre les deux éléments. 

Anticorruption

Gérer les contacts d'un tiers 

Nous avons ajouté la possibilité de gérer vos contacts associés au tiers depuis la fiche du tiers.

Vous pouvez ainsi ajouter un contact, le mettre à jour ou le modifier.

Un contact est caractérisé par les informations suivantes : 

• Son Nom
• Son Prénom
• Son E-mail
• Son Téléphone
• Un champ Commentaire associé

Questionnaires

Revue du parcours de publication de vos questionnaires

Nous avons retravaillé le parcours de publication de vos questionnaires pour le rendre plus simple et intuitif.

Plusieurs informations apparaissent maintenant dans l'entête de votre outil de conception :

• Le numéro de version : celui est incrémenté à chaque fois que vous publiez des modifications. 
• Le statut :
  • Brouillon : le questionnaire n'a pas encore été publié
  • Publié : le questionnaire est disponible pour être utilisé dans une campagne (la dernière version publiée sera utilisée lors de l'ajout du questionnaire dans une campagne)
• Le pictogramme "Warning" : apparait lorsque vous réalisez des modifications et que la version de travail de votre questionnaire est différente de la version publiée.
• La date de dernière modification de votre questionnaire : apparait si des modifications ont été effectuées depuis la dernière publication.
• Les différentes actions possibles : apparaissent selon le statut de votre questionnaire et de l'existence de modifications depuis la dernière publication.
  • Publier : le questionnaire n'a pas encore été publié. Cette action rend l'utilisation du questionnaire possible dans une campagne.  
  • Publier les modifications :  le questionnaire a été déjà été publié au moins une fois et des modifications n'ont pas encore été publiées. L'action permet de publier les modifications et d'incrémenter le numéro de version du questionnaire.
  • Restaurer la version précédente : le questionnaire a été déjà été publié au moins une fois et des modifications n'ont pas encore été publiées. L'action permet de recharger dans l'outil de conception la dernière version publiée du questionnaire (les modifications en cours seront alors perdues).

Création d'une campagne depuis l'outil de conception

Lorsque vous publiez pour la première fois un questionnaire, nous vous proposons la possibilité de créer une campagne associée :

Il vous est aussi possible de le faire à tout moment depuis l’icône "plus d'actions".

Corrections d'anomalies

Questionnaires / Campagne - Modification d'une adresse mail destinataire non prise en compte

La modification d'une adresse mail d'un tiers n'était pas prise en compte dans les destinataires d'une campagne. Il est désormais possible de modifier l'adresse d'un destinataire tant que les invitations n'ont pas été envoyées.

RGPD - Création d'une action

Un clic multiple sur l'action d'enregistrement de l'action entrainait la création de multiples actions. Ce point a été corrigé.

RGPD - Traitement - étape Données :

L'ouverture de la section Nature ne présentait pas le contenu de la section et obligeait l'utilisateur à naviguer dans la page pour le visualiser. Ce point a été corrigé.

RGPD - Liste des Traitements - fonctionnalité de Transfert :

La fonctionnalité de Transfert d'un traitement depuis la liste des traitements a été retirée. Il vous est toujours possible de modifier le domaine d'un traitement depuis l'étape "Identification" de votre traitement.

Anticorruption - Suppression d'un tiers et utilisation dans une campagne d'évaluation

il était possible d'utiliser un tiers récemment supprimé en tant que destinataire d'une campagne d'évaluation. Le comportement a été ajusté de la manière suivante : lors de la suppression du tiers,  le contact du tiers est automatiquement supprimé des campagnes dans lesquelles aucune invitation ne lui est encore parvenue.