.png?height=120&name=logo-dld-blanc-transparent-baseless(1).png){kind=logo}
Encore de belles nouveautés à l'approche de cette fin d'année ! Explorez notre tout nouveau registre des traitements enrichi d'une vue multi-entités et d'une recherche globale. C'est aussi le moment de découvrir nos registres Anticorruption.
Ces fonctionnalités seront mercredi 06 décembre 2023 à partir de 19h.
Sommaire
RGPD
Explorez notre tout nouveau registre des traitements enrichi d'une vue multi-entités et d'une fonctionnalité de recherche globale.
Découvrez également nos dernières nouveautés proposées sur le module Privacy by Design.
Registre multi-entités
Le design du registre des traitements a été retravaillé pour en faciliter son utilisation. La zone de filtrage a été déplacée au-dessus du tableau, ce qui permet d'avoir une visibilité plus importante des données.
Le registre est désormais multi-entités, vous pourrez depuis une entité visualiser les traitements des autres entités auxquels vous avez accès.
Les nouveautés sur la barre de filtrage :
- Une barre de recherche a fait son apparition vous permettant de rechercher un ou plusieurs mots sur l'ensemble du registre.
- Un filtre Entités vous permet de pouvoir sélectionner d'autres entités et d'élargir votre recherche à l'ensemble des entités auxquelles vous avez accès.
La liste des entités qui sont sélectionnables par l'utilisateur dépend de plusieurs critères:
- L'utilisateur doit avoir accès à l'entité.
- L'utilisateur doit avoir la permission d'accéder aux traitements et d'accéder au registre de l'entité
- Un bouton "Plus" a été ajouté vous permettant d'agrandir la zone de filtre pour accéder aux filtres "Période" et "Activités". Celui-ci se transforme en "Moins"' pour réduire la zone de filtrage. Lorsque la barre de filtre est réduite, un compteur vous indique si des éléments ont été filtrés dans ces deux filtres.
Tableau du registre
Le nom du Traitement est cliquable et permet d'accéder à la fiche du traitement. Cette colonne est également figée, ce qui permet de toujours voir le nom du traitement lorsque l'on consulte les différentes colonnes. 
Une nouvelle colonne "Entité" a été ajoutée. Elle permet d'indiquer l'entité propriétaire du traitement.
Les autres colonnes restent inchangées et conservent les fonctionnalités précédentes en termes de tri et de recherche.
Les fonctionnalités "Lire le résumé" et "exporter en PDF" sont disponibles dans la dernière colonne du tableau, qui est également figé.
Nous avons aussi ajouté la fonctionnalité qui vous permet de personnaliser les colonnes qui vont être affichés. De cette manière, vous pourrez personnaliser le contenu de votre registre à votre convenance.
Téléchargement du registre :
Le registre est téléchargeable depuis un bouton "Télécharger". Vous avez la possibilité de sélectionner le type d'export souhaité : Export XLS et Export PDF.
L'export PDF peut être réalisé en mode Article 30 ou en mode Étendu. Lorsque plusieurs entités ont été sélectionnées, un zip se télécharge avec un export PDF pour chaque entité, en fonction du mode sélectionné.
L'export XLS regroupe l'ensemble des traitements filtrés de votre registre. Une colonne entité y a été ajoutée pour identifier l'entité propriétaire de chaque traitement.
L'export global est accessible depuis le menu plus d'action "...".
Privacy by Design
Vous avez maintenant la possibilité d'exporter vos fiches projets Privacy by Design personnalisées au format PDF.
Export PDF d'une fiche projet personnalisée
L'export d'une fiche projet est disponible depuis la liste des fiches projets et dans l'interface de consultation d'une fiche projet à partir du bouton plus d'actions (...).
Au moment de l'action d'export, une fenêtre vous propose de choisir le format de votre export :
- Version simple : L'export ne contient pas les commentaires.
- Version complète : Les commentaires associés aux réponses sont ajoutés dans l'export.
Anticorruption
Nous enrichissons notre solution Anticorruption d'une fonctionnalité de gestion des registres. Découvrez comment piloter votre démarche Anticorruption vis-à-vis de vos politiques Cadeaux et Invitations, Dons & Mécénats et de gestion des Conflits d'intérêts.
Évolution du menu de l'application
Pour l'arrivée des registres Anticorruption, nous avons fait évoluer le menu de l'application de la manière suivante :
- Une nouvelle entrée de menu "Questionnaire" fait son apparition. Elle vous permet d'administrer l'ensemble des questionnaires de votre entité et de piloter les campagnes associées.
- La fonctionnalité proposée par l'entrée de menu "Évaluation des tiers" a quant à elle évolué. Celle-ci vous permet maintenant d'accéder à l'ensemble des évaluations des tiers réalisées au travers de vos questionnaires (pour en savoir plus).
- Enfin, une nouvelle entrée de menu a été créée pour la gestion de vos registres Cadeaux & Invitations, Dons & Mécénats, et Conflits d'intérêts (pour en savoir plus).
Évaluation des tiers
Retrouvez dans la partie Évaluation des tiers, l’ensemble des réponses à vos questionnaires de type Évaluation des tiers.
Vous pouvez créer vos propres questionnaires d'évaluation des tiers ou utiliser l'un de nos modèles depuis notre module questionnaire
Vous pouvez, au travers du tableau proposé, rechercher les questionnaires propres à un tiers, à une campagne particulière, ciblez un ou plusieurs responsables de campagne.
L’action Partager vous permet d’ajouter une nouvelle évaluation et de solliciter :
-
Un tiers en particulier
-
Ou un ensemble de tiers
La roue crantée située en haut à droite de la page vous permet d'accéder directement au paramétrage de vos campagnes d'évaluation des tiers. Vous pouvez y administrer vos campagnes existantes et/ou créer de nouvelles campagnes.
Registres Anticorruption
Administrez vos registres Anticorruption et pilotez votre conformité au travers de notre nouveau module.
- Cadeaux & Invitations
- Dons & Mécénats
- Conflits d'intérêts
En sélectionnant l'un des registres à votre disposition, vous accédez à l'ensemble des réponses à vos questionnaires dont le type correspond à celui du registre.
Vous pouvez créer vos propres questionnaires d'évaluation des tiers ou utiliser l'un de nos modèles depuis notre module questionnaire
Vous pouvez au travers du tableau proposé rechercher les questionnaires propres à un contact, à une campagne particulière, ciblez un ou plusieurs responsables de campagne.
L’action Partager vous permet de solliciter une nouvelle personne par e-mail ou de mettre à disposition votre campagne sur votre intranet en utilisant le lien permanent à votre disposition :
L'option Lien permanent doit être activée sur votre campagne pour disposer de cette seconde option
La roue crantée située en haut à droite de la page vous permet d'accéder directement au paramétrage de vos campagnes du registre dans lequel vous vous trouvez. Vous pouvez y administrer vos campagnes existantes et/ou créer de nouvelles campagnes.
Questionnaires
Notre module questionnaire s'enrichit d'une nouvelle fonctionnalité. Nous vous donnons la possibilité d’émettre un avis sur une réponse à un questionnaire et choisir de partager cet avis au répondant.
Option Emettre un avis sur une réponse
Cette nouvelle option est disponible dans le paramétrage de votre campagne. Elle disponible pour l'ensemble de vos questionnaires, y compris sur vos registres Anticorruption ou vos évaluations des tiers côté Anticorruption.
Au travers de l'interface de configuration, vous avez la possibilité de personnaliser les avis (texte et couleur de l'avis) qui seront émis.
Nous proposons de manière standard 3 avis : Favorable, Avec réserves, Défavorable. Ces avis peuvent être modifiés, supprimés ou remplacés par vos propres valeurs.
Une option complémentaire vous permet de choisir de rendre l'avis visible de vos répondants.
Lorsque l'option est active, vos responsables de campagne disposent dans la consultation d'une réponse d'un nouvel encart dans lequel ils ont la possibilité de préciser l'avis sur la réponse et de commenter cet avis.
L'avis et le commentaire associé pourront être modifiés jusqu'à la clôture du questionnaire :
Si l'avis est rendu visible des répondants, ces derniers disposeront de l'avis et du commentaire associé lors de la consultation de la réponse.
L'avis et le commentaire seront aussi transmis dans le mail de clôture du questionnaire :
Correctifs apportés
Personnalisation de l’e-mail d'une fiche projet Privacy by Design
Une anomalie empêchait la prise en compte de la personnalisation de l’e-mail d'une fiche projet Privacy by Design. La correction a été apportée sur cette version.
Par ailleurs, les e-mails envoyés pour inviter un contact à remplir une fiche projet utilisent désormais l'adresse émettrice noreply@datalegaldrive.com au lieu de l’e-mail de l'utilisateur pour éviter les mises en SPAM inopportunes.