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      Les nouveautés de la version 6.4

      Cette version 6.4 marque l'arrivée de nos premières évolutions autour de notre module actions, qui seront complétées dans les semaines à venir. Découvrez aussi notre nouveau système de vues métiers disponibles sur les modules actions et traitements.

      Ces fonctionnalités seront disponibles à partir du lundi 8 avril 2024 - 19h00

      Sommaire

      Premières évolutions de notre module Actions

      A partir de cette version et dans les suivantes, nous allons introduire progressivement de nouvelles évolutions pour améliorer la gestion des actions de votre solution RGPD.

      Nous commençons dans cette version 6.4 par une revue du design et de l'ergonomie du parcours utilisateur lié à la gestion des actions depuis les différents modules. Nous avons aussi profité de cette étape pour apporter des premières améliorations fonctionnelles en prenant en compte vos différents retours.

      Vous découvrirez très vite de nouvelles fonctionnalités dans les prochaines versions qui apporteront encore plus de valeurs à ce module, vous permettant ainsi de piloter de manière encore plus optimale votre conformité RGPD.

      Liste des actions

      Depuis le menu Pilotage -> Actions de votre menu, vous avez la possibilité d'accéder à la liste de l'ensemble des actions de votre entité.

      Cette vue liste a été intégralement revue avec la mise en place notamment de vues métier vous permettant de disposer d'une vue (filtres, colonnes et tris) s'adaptant à la finalité de votre besoin (pour en savoir plus: vue métiers sur les actions)

      Nouvelle fenêtre de création d'une action

      La fenêtre de création de vos actions a subi un lifting complet et nous avons profité de celui-ci pour compléter vos actions de nouveaux éléments.

      Vous retrouverez dans cette nouvelle interface : 

      • Le nom de l'action
      • Sa description
      • Le(Les) Responsable(s) de l'action
      • Le(Les) Observateur(s)
      • Le Statut de l'action : un nouveau statut a été ajouté pour vous permettre de positionner une action en attente
      • La Priorité : Basse, Normale & Haute
      • Nouveau L'Impact : Faible, Normal, Elevé

      Ce nouveau champ vient en complément de la priorité et permet d'introduire une seconde dimension dans l'évaluation de vos risques en suivant les principes de la matrice d'Einsenhower (pour en savoir plus). Ces champs restent optionnels, vous n'êtes pas contraints de les utiliser s'ils ne vous sont pas utiles. 

      • Nouveau Le(Les) Tag(s) associés à l'action : 

      Il vous désormais possible d'affecter un ou plusieurs tags à vos actions. Vous pourrez ainsi catégoriser vos actions selon vos besoins et effectuer une recherche sur ces critères depuis la liste des actions.

      • Dates & Echéance : cette zone vous permet de définir la date de début et de fin de votre action ainsi que le paramétrage de vos 2 rappels avant échéance (dans le cas où une date de fin a été configurée).

      Nous viendrons compléter ces informations de la possibilité de saisir le temps passé pour traiter cette action dans une prochaine version.

      • Les documents liés à l'action
      • Les éléments liés à l'action : il s'agit des éléments de l'application auxquels vous souhaitez  lier votre action (un traitement, une demande d'exercice de droit, etc...). Si votre action est une action "générique" de votre conformité RGPD (par exemple : sensibiliser l'ensemble de mes collaborateurs à la protection des données personnelles), vous n'avez pas obligation de la lier à un élément

      Dans le cas où l'action est créée depuis un élément de l'application (par exemple un traitement), le lien est alors automatiquement établi sans que vous ayez à réaliser cette opération.

      La nouvelle fenêtre de création d'une action se présente sous 2 formats selon son contexte d'utilisation. 

      Depuis la liste des actions :

      L'affichage en mode pleine page vous permet de vous concentrer pleinement sur la saisie de votre action.  

      Depuis un autre module de l'application  :

      L'affichage sous forme de fenêtre glissante (drawer) vous permet de maintenir une visibilité sur le contexte lié à cette action et facilite le retour à l'élément auquel l'action est liée une fois celle-ci créée. 

       

      Consultation/modification d'une action

      La consultation/modification d'une action depuis la liste des actions ou depuis un autre élément pour lequel l'action a été liée utilise le principe de fenêtre glissante (drawer) décrit ci-dessus.

      L'objectif est de vous permettre de maintenir à votre disposition le contexte depuis lequel vous consultez cette action et de faciliter votre parcours utilisateur en retrouvant sans effort votre point de départ de navigation.

      Fil de commentaires : 

      Nous avons profité de ces évolutions pour vous permettre d'échanger sur une action au travers du fil de commentaires :

       

      Si vous disposez des droits associés, vous pouvez modifier l'action consultée. Une seconde fenêtre affiche alors l'action en mode édition

       

      Nouvelles vues métiers

      Principe

      Ces dernières semaines, nous avons travaillé à l'amélioration de l'ergonomie des vues listes de nos différents modules.

      L'analyse de vos retours utilisateurs nous a permis d'aboutir à une évolution importante de ces vues en proposant plusieurs améliorations de votre parcours, le tout s'appuyant sur le principe des vues métiers.

      Une vue métier, Késako ?

      Une vue métier représente la finalité que vous souhaitez atteindre lorsque vous consultez une liste d'élément.

      Prenons un exemple concret sur la liste de vos traitements :

      Lorsque vous consultez la liste de vos traitements, c'est la plupart du temps dans un but précis tel qu'accéder rapidement à vos traitements restant à compléter ou encore effectuer une analyse de la maîtrise de vos risques sur les traitements.

      D'un côté, vous avez besoin principalement d'informations telles le taux de complétion en article 30 ou en mode étendu. De l'autre, vous souhaitez vous concentrer sur la sensibilité de votre traitement ou encore le niveau de maîtrise de vos risques. 

      Une vue métier, c'est donc une vue pré-configurée contenant : 

      • Les données (colonnes de votre liste) nécessaires pour atteindre votre finalité.
      • Les filtres associés
      • Le tri de votre liste optimisé pour répondre à votre besoin. 

      Illustrons cela de manière concrète avec notre nouvelle vue de suivi de complétion art.30/étendu de vos traitements comprenant :

      • Les informations principales du traitement : son Nom, son Type, le domaine associé les Rédacteur et Validateurs du traitement, le mode de saisie, le statut et les taux de complétion art.30 et étendu.
      • Les traitements sont au chargement de la vue triés par taux de complétion art.30
      • Et vous disposez des principaux filtres nécessaires à l'usage de la vue.

      Les vues proposées ne sont pas fixes. Il vous est possible à tout moment  :

      • D'ajouter/retirer un filtre (si celui que vous recherchez n'est pas présent ou à contrario, si vous jugez qu'il n'est pas nécessaire) : 

      • De personnaliser les colonnes de votre vue (à l'aide de la roue crantée disponible en haut à droite de la liste)
      • De trier sur une ou plusieurs colonnes (en prenant en compte l'ordre de sélection du tri)

      Dans l'exemple ci-dessous, la liste est triée par Statut (#1) puis par taux de complétion art.30 (#2).

      Astuce : votre vue ainsi personnalisée est maintenue durant votre navigation. Si vous souhaitez revenir à la vue initiale, vous pouvez utiliser l'action "Réinitialiser la vue". 

      Ces nouvelles vues ont été intégrées dans cette version sur les modules actions et traitements. Vous les retrouverez très prochainement sur votre registre et la gestion de vos demandes d'exercice de droits.

      Application sur la liste des traitements

      Vos vues métiers à disposition sur la liste de vos traitements : 

      • Tous les traitements (vue par défaut) 
      • Mes Traitements
      • Mes Traitements à compléter
      • Suivi complétion art30/étendu
      • Les traitements revus il y a plus d'1an
      • Les traitements partagés
      • Les traitements en tant que responsable
      • Les traitements en tant que sous-traitant

      Nous avons profité de cette évolution sur la liste de vos traitements pour y apporter des améliorations complémentaires issues de vos retours d'usage : 

      • Suivi de la complétion de vos traitements
        La colonne "Taux de complétion" présentait précédemment les 2 taux de complétion art.30 et étendu. Le taux de complétion art.30 n'était cependant visible qu'au survol de la ligne. Nous avons dissocié les 2 taux de complétion dans des colonnes séparées pour vous permettre de facilement travailler sur le suivi des 2 taux.
      • Nouveaux filtres Rédacteurs et Validateurs
        Précédemment, seul le filtre responsable était disponible. Ce filtre ne permettait pas d'identifier les traitements où l'utilisateur était précisement Rédacteur ou Validateur. Nous avons ajouté 2 nouveaux filtres qui permettent de répondre à ce besoin.
      • Ajout des informations liées à la maîtrise des risques
        La sensibilité relevée, le niveau de maîtrise du risque ainsi que le nombre d'actions engagées sont désormais disponibles en tant que colonne de la liste et en tant que filtres (uniquement pour les 2 premiers)

      Application sur la liste des actions

      Vos vues métiers à disposition sur le module Actions : 

      • Mes actions en cours (vue par défaut)
      • Les actions que j'observe 
      • Les actions que j'ai créées 
      • Toutes les actions
      • Toutes les actions en cours
      • Toutes les nouvelles actions
      • Toutes les actions terminées

      Export PDF d'un traitement / registre

      Nous avons apporté de nouvelles améliorations à l'export PDF de votre traitement / votre registre en optimisant la mise en forme et en améliorant grandement sa lisibilité. Le gain obtenu en terme d'espace utilisé est de plus de 40% par rapport à la version précédente.  

       

      Correctifs apportés

      Création d'un traitement : rédacteur/validateur par défaut non sélectionné

      Dans certains cas, les champs Rédacteurs et Validateurs n'étaient pas pré-alimentés avec les informations de l'utilisateur lors de la création d'un traitement. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Export PDF du registre : cas des traitements partagés vers une entité 

      Lors d'un export du registre d'une entité au format PDF, si celui-ci contient des traitements partagés par d'autres entités, l'export générait autant de PDF que d'entité partageant les traitements. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Export PDF d'un traitement

      L'export PDF d'un traitement échouait dans le cas de la présence de certains caractères invalides. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Traitement  - Impossibilité de modifier une finalité

      Pour certains traitements, la modification des finalités étaient rendues impossible. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Traitement  - Ajout d'une catégorie de données

      Depuis la nouvelle page données, l'ajout d'une nouvelle catégorie de données depuis le raccourci situé en haut de page entrainait un message d'erreur. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Traitement  - Impossibilité de retirer un service renseigné en tant que destinataire interne

      Il était impossible de retirer un service renseingé en tant que destinataire interne du traitement. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Traitement - Gestion des Rédacteurs / Validateurs

      Des difficultés de sélection des rédacteurs / validateurs nous ont été remontés. Un correctif a été apporté sur cette nouvelle version.

      Traitements & Registre - problème d'affichage des traitements et registre sur certaines entités

      Plusieurs corrections ont été apportées sur cette version pour répondre à ces problématiques.

      Traitements & Registre - Export PDF et XLS - mesures de sécurité en anglais 

      Sur les exports PDF/XLS du traitement et du registre, les mesures de sécurité apparraissait systématiquement en anglais. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Registre - Filtres Flux transfrontaliers

      Les filtres concernant les garanties juridiques et les pays ont été modifiés (passage d'un format recherche libre à un format liste).

      Action - Impossibilité de délier un document lors de l'ajout d'une action / Impossibilité de délier une action d'un logiciel

      Lors de la création d'une action, il était impossible de délier un document ajouté lors de la création de l'action. Cette opération devait être réalisée une fois l'action créé en ouvrant à nouveau l'action. Un problème similaire entrainait l'impossibilité de délier une action précédemment liée à un Logiciel. Ces points ont été corrigés dans cette version.

      Création d'entité - Liaison entre traitement et catégories de données non conservée.

      Lors de la création d'entité à partir d'un modèle contenant des traitements, le lien entre les traitements et les catégories de données n'était pas conservée. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Logiciels - fonctionnalité d'import

      Nous avons apporté différentes corrections sur la fonctionnalité d'import des logiciels sur cette version.

      Anticorruption - Documentation pratique

      Dans le module Documentation pratique de notre solution Anticorruption, il était impossible de consulter les documents situés en bas de page. Ce point a été corrigé dans cette version.

      Anticorruption - Menu de navigation

      Sur les écrans de faible résolution et/ou sur les ordinateurs portables pour lesquels les options de mise à l'échelle des polices de caractères sont configurés, le menu de navigation de notre solution Anticorruption était surchargé par une barre de défilement. Nous avons profité de cette mise à jour pour optimiser ce comportement.