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Vous pouvez centralisez l’ensemble des volets de votre conformité, et notamment les demandes d’exercice de droit sur le logiciel RGPD.
Vous pouvez visionner le webinaire Exercice des droits.
Vous avez la possibilité de traiter et de gérer les demandes d’exercice de droit qui vous sont soumises par des personnes concernées directement sur la solution !
La solution RGPD vous offre en effet un grand nombre de fonctionnalités !
Pour créer une demande sur le logiciel RGPD :
- Rendez-vous sur Exercice des droits > Ajouter une demande.
- Complétez les champs suivis d'une astérisque rouge, à savoir :
- La nature de la demande.
- La date de réception de la demande.
- Les informations relatives au demandeur.
- Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
A partir de là, un véritable workflow se met en place et plusieurs possibilités s’offrent à vous !
La demande ne concerne que votre entité
Tout d’abord, accusez réception de la demande directement depuis le logiciel RGPD.
Utilisez notre modèle d’email, modifiez-le à l’envi, ajoutez des pièces jointes et envoyez le message d’AR au demandeur.
Pas d’inquiétude, vous pouvez configurer l’adresse émettrice de l’email et ajouter un pavé de signature !
Pas besoin d’accuser réception ? Pas de problème, passez directement à l'étape de réponse !
Vous souhaitez répondre hors plateforme ? Utilisez le bouton Répondre hors plateforme et poursuivez le traitement de la demande d’exercice.
Une fois la demande traitée, répondez au demandeur directement depuis le logiciel RGPD, utilisez l’un de nos modèles ou insérez votre texte, ajoutez des pièces jointes et cliquez sur Répondre.
Sélectionnez le type de réponse à envoyer et, comme pour l’accusé de réception, customiser le texte à envoyer ou utilisez le modèle proposé.
Encore une fois, vous n'êtes pas obligé de passer par le logiciel RGPD. Si vous souhaitez répondre directement au demandeur, cliquez sur Répondre hors plateforme et passez ainsi à l'étape suivante.
Une fois la demande traitée, vous pouvez l’archiver. Le cas échéant elle sera automatiquement archivée au bout de 15 jours.
Attention, les demandes archivées n’apparaissent pas dans votre tableau de demandes.
Pour les voir, cliquez sur Plus d'actions 
> Demande(s) archivées.
La demande concerne une autre entité du groupe
Vous avez reçu une demande d’exercice de droit qui concerne une autre entité de votre groupe ?
Pas d’inquiétude ! Le logiciel RGPD vous permet de ventiler cette demande à l’entité réellement en charge du traitement de cette demande !
Pour ce faire :
- Rendez-vous sur Exercice des droits > Ajouter une demande.
- Complétez les champs suivis d'une astérisque rouge, à savoir :
- La nature de la demande.
- La date de réception de la demande.
- Les informations relatives au demandeur.
- Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
Une fois la demande enregistrée, le champ Délégué à devient accessible.
- Sélectionnez l'entité qui devra traiter la demande
- En haut à droite, cliquez sur le bouton Déléguer.
La demande ne sera plus qu’en lecture seule pour vous car vous en aurez délégué le traitement.
L’entité délégataire recevra un email d’alerte ainsi qu’une notification.
L’entité délégataire pourra alors traiter la demande d’exercice, de la façon décrite ci-dessus.
La demande nécessite l’intervention d’autres entités
Vous avez reçu une demande d’exercice de droit mais avez besoin, pour la traiter, de l'assistance d’autres entités appartenant à votre groupe ?
Ou encore, vous êtes en charge du traitement global des demandes au niveau groupe, via une adresse email générale, mais avez besoin d’informations détenues par diverses entités ?
Nous avons pensé à tout ! Le logiciel RGPD vous permet donc de sélectionner les entités concernées par la demande et de les impliquer dans le processus de traitement, et ce dès la réception de la demande !
Par exemple, vous recevez une demande d’accès aux données personnelles détenues par votre groupe :
- Dans le champ Entités concernées, sélectionnez les entités.
- En haut à droite cliquez sur Sauvegarder.
Toutefois, avant de pouvoir initialiser toute action, il vous faudra accuser réception de la demande.
Le bouton Démarrer le traitement de la demande sera alors activé et vous pourrez attribuer des actions aux entités concernées !
Des actions relatives au traitement de la demande (en l’espèce l’envoi à l’entité réceptacle des données personnelles détenues par les entités concernées) seront attribuées aux entités concernées qui seront averties par voie d’email ainsi que via une alerte sur la plateforme.
La demande apparaîtra comme en cours chez les entités concernées.
Une fois traitée par l’entité concernée, celle-ci n’aura qu'à modifier le statut de l’action pour le passer en statut “réalisé” (n’oubliez pas de sauvegarder cette modification ! ).
Une fois les actions nécessaires effectuées, celles-ci apparaîtront comme étant réalisées dans le tableau.
L’entité réceptacle pourra cliquer sur “Répondre” pour terminer
Les entités concernées seront informées du fait que leur mission est officiellement terminée.
Fortes des informations transmises et/ou des actions mises en place par les entités concernées, l’entité réceptacle pourra alors répondre au demandeur et archiver la demande comme décrit ci-dessus.