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Comment procéder à la configuration du module Exercices des droits
Cet article s'adresse aux responsables des demandes d'exercice de droit et aux administrateurs.
Vous pouvez traiter vos demandes d'exercice de droit depuis notre outil et envoyer vos réponses directement aux demandeurs.
Nous allons voir comment paramétrer les réponses faites aux demandes d'exercice de droit depuis notre plateforme.
Accédez à la configuration du module
- Cliquez sur le menu Exercices des droits dans la colonne de gauche.
- Cliquez sur la roue crantée en haut à droite.
Vous arrivez sur la page de configuration du module Exercices des droits.
Les différentes étapes de la configuration sont dans l'encadré.
Les étapes de la configuration
Paramètres
Depuis ce menu, vous pouvez :
- Personnaliser le nom d'expéditeur
- Personnaliser l'adresse mail d'expédition
- Automatiser la suppression des demandes d'exercice de droit
Personnaliser le nom d'expéditeur
- Renseignez le nom de l'expéditeur.
Personnaliser l'adresse mail d'expédition des réponses
Par défaut les réponses envoyées aux demandeurs le sont depuis l'adresse noreply@datalegaldrive.com.
Il est possible de modifier cette adresse d'expédition.
- Contactez votre CSM dédié ou le support.
- Plus d'informations dans cet article.
Automatisation de la suppression des demandes d'exercice de droit
- Cliquez sur Modifier en bas à droite.
- Sélectionnez un chiffre
- Sélectionnez une durée (jour, mois, année)
- Cliquez sur Valider
Les demandes d'exercice de droits seront automatiquement supprimées à compter de la date à laquelle la demande est passée au statut archivé.
Nos experts recommandent de conserver les demandes d'exercice de droit au minimum un an. Pour éviter tout écueil, ils recommandent de les conserver pendant 5 ans après l'archivage.
Notifications
Vous pouvez décider que des utilisateurs de votre entité soient notifiés à certaines étapes de vos demandes d'exercice de droit.
Pour identifier les utilisateurs qui doivent être notifiés :
- Sélectionner un utilisateur via la liste déroulante
- Cliquez sur Ajouter
- Cochez les cases correspondantes aux étapes des demandes d'exercice de droit pour lesquelles l'utilisateur sélectionné sera notifié.
Les utilisateurs recevront une notification dans la cloche des notifications en haut à droite.
Ils recevront également une notification par mail si leur compte a été paramétré pour les recevoir.
Les notifications à la création d'une demande d'exercice de droit ne se feront que si la demande est issue d'un formulaire venant de votre site internet via une clé API.
Modèles d'e-mails
Depuis ce menu, vous pouvez :
- Rechercher un modèle d'e-mail
- Personnaliser l'apparence de vos e-mails
- Créer un nouveau modèle
- Modifier un modèle existant
- Dupliquer un modèle
- Supprimer un modèle d'e-mail
Nos experts vous proposent des modèles de mails déjà rédigés.
Rechercher un modèle
Pour rechercher un modèle, utilisez la barre de recherche.
Personnaliser l'apparence de vos e-mails
Pour personnaliser l'apparence de vos e-mails envoyés en réponse des demandes d'exercice de droit, cliquez sur apparence.
Une fenêtre s'ouvre sur la droite. Elle vous permet d'importer un logo, de choisir une couleur principale à votre mail et de recevoir un mail de test.
Créer un nouveau modèle
Pour créer un nouveau modèle de mail, cliquez sur créer.
Une fenêtre s'ouvre sur la droite.
Dans un premier temps :
- Nommez le modèle.
- Choisissez à quelle(s) étape(s) ce modèle pourra être utilisé.
- Choisissez pour quelle(s) nature(s) de demande d'exercice de droit ce modèle pourra être utilisé.
Dans un second temps :
- Définissez l'objet de l'e-mail
- Rédigez le corps de l'e-mail
- Choisissez une signature
- Cliquez sur Valider
Si vous souhaitez donner l'accès aux demandeurs au fil de discussion, cochez cette case :
Dans le mail envoyé aux demandeurs il y aura un lien permettant d'accéder au fil de discussion.
Ce fil de discussions vous permettra d'échanger avec le demandeur.
Modifier un modèle existant
Pour modifier un modèle existant, cliquez sur le modèle
La fenêtre de création/modification s'ouvre sur la droite.
Dupliquer un modèle
- Cliquez sur les trois petits points à droite du modèle
- Cliquez sur Dupliquer
Une fenêtre s'ouvre sur la droite. C'est la liste des entités auxquelles vous avez accès.
- Cochez les cases correspondantes aux entités vers lesquelles vous souhaitez dupliquer ce modèle.
- Cliquez sur Valider.
Supprimer un modèle
- Cliquez sur les trois petits points à droite du modèle
- Cliquez sur Supprimer
Une pop-up s'ouvre vous demandant de confirmer la suppression car toute suppression est définitive.
Signatures
Depuis ce menu, vous pouvez :
- Rechercher une signature
- Créer une nouvelle signature
- Modifier une signature existante
- Supprimer une signature
Rechercher une signature
Pour rechercher une signature, utilisez la barre de recherche
Créer une nouvelle signature
Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur Créer en haut à droite.
Une fenêtre s'ouvre sur la droite.
- Renseignez le nom de la signature
- Rédigez le corps de la signature
- Cliquez sur Valider
Modifier une signature existante
Pour modifier une signature existante, cliquez sur la signature
La fenêtre de création/modification s'ouvre sur la droite. Faites les modifications et cliquez sur Valider.
Supprimer une signature
- Cliquez sur les trois petits points à droite de la signature
- Cliquez sur Supprimer
- Confirmer la suppression dans la pop-up qui s'ouvre
Fil de discussion
Vous pouvez activer le fil de discussion pour discuter avec le demandeur.
Le fil de discussion vous permet d’échanger directement avec le demandeur en lui mettant à disposition une interface pour vous contacter et vous communiquer des documents.
- A l'étape Fil de discussion, cliquez sur Activation.
Vous pouvez désactiver le fil de discussion à tout moment en cliquant sur Désactiver.
En cliquant sur Apparence, vous pourrez personnaliser la couleur principale et télécharger un logo (le même qu'à l'étape modèles de mails).
Le fil de discussion est conservé 90 jours à compter du moment où la demande passe en statut Terminé.
Scénarios
A cette étape vous pouvez paramétrer des actions qui se mettront en place en fonction de la nature de la demande d'exercice de droit et en fonction de la typologie du demandeur.
- Cliquez sur Créer.
Une fenêtre s'ouvre sur la droite.
- Sélectionnez les déclencheurs :
- Nature(s) de la demande
- Typologie du demandeur
- Vous pouvez soit :
- Sélectionnez le plan d'actions à mettre en place en fonction des déclencheurs choisis
- Ou créer un nouveau plan d'actions
Si vous avez cliqué sur Créer, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Nommez votre plan d'actions et cliquez sur Valider.
Vous revenez sur la page précédente. Cliquez sur le plan d'actions que vous venez de nommer, créez vos actions et cliquez sur Valider.
Intégration
Nous pouvons mettre en place un formulaire sur votre site directement relié à notre plateforme via une clé API.
Ainsi les demandes d'exercice de droit réalisées sur votre site arriveront directement sur notre outil !
Si vous souhaitez mettre en place ce formulaire, contactez votre CSM dédié ou le support.
Plus d'informations dans cet article